Khái niệm văn phòng cho thuê
Văn phòng cho thuê là một loại hình kinh doanh bất động sản dành cho các tổ chức, doanh nghiệp cần có văn phòng đại diện hoặc văn phòng làm việc. Văn phòng cho thuê thường được đặt trong các tòa nhà cao tầng - building. Những tòa nhà này do các doanh nghiệp nhà nước hoặc các tập đoàn địa ốc tư nhân đầu tư xây dựng. Chúng được cho thuê cho các đơn vị doanh nghiệp/tổ chức để sử dụng làm văn phòng đại diện, văn phòng làm việc hoặc trụ sở kinh doanh,…
Trong một tòa nhà văn phòng, có thể có nhiều doanh nghiệp khác nhau cùng thuê và hoạt động. Diện tích của văn phòng cho thuê rất đa dạng, từ văn phòng 20m2 đến những văn phòng hàng ngàn mét vuông.
Các loại hình văn phòng cho thuê phổ biến tại Nguyễn Trường Tộ
Văn phòng truyền thống
Văn phòng truyền thống Đường Nguyễn Trường Tộ là không gian khép kín độc lập được sử dụng toàn quyền bởi doanh nghiệp thuê. Đặc điểm của văn phòng truyền thống là cho phép doanh nghiệp tự trang trí nội thất theo thiết kế riêng, đảm bảo sự thoải mái, riêng tư và bảo mật.
Tuy nhiên, văn phòng truyền thống Nguyễn Trường Tộ có nhược điểm là chi phí vận hành cao, và chất lượng dịch vụ thường tập trung vào phân khúc cao cấp như văn phòng hạng A và hạng B. Vì vậy, văn phòng truyền thống thường là lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp lớn với nguồn tài chính mạnh, trong khi các doanh nghiệp nhỏ, vừa hoặc startup có thể gặp khó khăn hơn.
Văn phòng hiện đại
Văn phòng hiện đại tại Nguyễn Trường Tộ mang đến không gian làm việc chất lượng với dịch vụ tốt không kém văn phòng truyền thống cao cấp, nhưng lại tiết kiệm kha khá chi phí hàng tháng. Các doanh nghiệp có thể chia sẻ không gian làm việc linh hoạt và chọn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu của mình.
Văn phòng hiện đại Đường Nguyễn Trường Tộ thường thiết kế theo kiểu không gian mở, tạo cảm giác trẻ trung, năng động và chuyên nghiệp. Đối tượng sử dụng văn phòng hiện đại bao gồm các doanh nghiệp quy mô nhỏ có nguồn tài chính hạn chế, nhân viên làm việc từ xa, không cần sử dụng nhiều không gian chung hoặc freelancer muốn làm việc trong không khí công sở.
Văn phòng ảo (Virtual Office)
Văn phòng ảo (Virtual Office) là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp hoạt động từ xa hoặc có nhu cầu mở chi nhánh. Văn phòng ảo Đường Nguyễn Trường Tộ cung cấp địa chỉ đăng ký kinh doanh, bảng tên, nhận thư từ, bưu phẩm và số điện thoại riêng. Thông tin này có thể được sử dụng trên danh thiếp và chữ ký email.
Văn phòng ảo Nguyễn Trường Tộ không yêu cầu có nhân sự trực tiếp tại địa chỉ đó, nhưng vẫn cung cấp lễ tân chuyên nghiệp để tiếp nhận thư từ, bưu phẩm và chuyển tiếp cuộc gọi. Các tiện ích khác của văn phòng ảo bao gồm sảnh tiếp khách sang trọng, phòng họp, phòng phỏng vấn và chỗ ngồi làm việc. Với văn phòng ảo, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí và tập trung vào công việc kinh doanh mà không phải lo lắng về bảo trì hay trông coi.
Văn phòng chia sẻ (Coworking Space)
Văn phòng chia sẻ - Coworking Space Đường Nguyễn Trường Tộ đề cập đến việc nhiều doanh nghiệp chia sẻ một không gian văn phòng thương mại. Việc chia sẻ không gian này giúp các doanh nghiệp chia sẻ chi phí thuê và các khoản chi phí khác. Doanh nghiệp có thể thuê một hoặc nhiều chỗ ngồi trong không gian chung này, và cũng có thể thuê theo ngày, giờ hoặc tháng.
Không gian văn phòng chia sẻ tại Nguyễn Trường Tộ được trang bị các thiết bị như máy fax, máy photocopy và thiết bị nghe nhìn, cùng với nội thất văn phòng chuyên nghiệp. Một số văn phòng chia sẻ còn cung cấp các tiện nghi như dịch vụ lễ tân, nhà bếp và phòng làm việc riêng tư.
Căn hộ văn phòng (Officetel)
Căn hộ văn phòng Officetel Nguyễn Trường Tộ là một loại căn hộ đa năng cho phép doanh nghiệp sử dụng không gian làm việc cũng như lưu trú. Căn hộ văn phòng thường nằm trong các khu chung cư cao cấp ở trung tâm Nguyễn Trường Tộ, cho phép doanh nghiệp tận dụng các tiện ích của khu chung cư.
Căn hộ văn phòng phù hợp cho doanh nghiệp với số lượng nhân sự từ 10 người trở lên và đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp mở chi nhánh ở xa hoặc công ty nước ngoài muốn đặt trụ sở tại Việt Nam.
Quy định về cho thuê văn phòng Nguyễn Trường Tộ hiện nay
Quy định hợp đồng thuê văn phòng
Cả bên cho thuê và bên thuê văn phòng tại Nguyễn Trường Tộ đều cần nắm rõ các quy định về hợp đồng thuê văn phòng. Hợp đồng này là tài liệu quan trọng để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên. Nó cần thể hiện đầy đủ các điều khoản và điều kiện của thỏa thuận thuê văn phòng, bao gồm thời hạn thuê, giá thuê, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, quyền sử dụng và bảo vệ tài sản, các điều kiện khi kết thúc hợp đồng, v.v.
Hợp đồng thuê văn phòng Nguyễn Trường Tộ cần được lập ra theo đúng quy định của pháp luật và bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên. Trong trường hợp có tranh chấp, hợp đồng sẽ được sử dụng làm căn cứ pháp lý để giải quyết. Do đó, cần thận trọng khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng.
Quy định PCCC văn phòng cho thuê
Văn phòng cho thuê ở Đường Nguyễn Trường Tộ, Ba Đình phải đảm bảo tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy theo quy định của pháp luật. Điều này bao gồm việc trang bị hệ thống báo cháy tự động, bình chữa cháy đầy đủ và lối thoát hiểm. Các hệ thống PCCC cần được kiểm tra và bảo trì định kỳ để đảm bảo hiệu quả và an toàn.
Khi chọn văn phòng cho thuê, khách hàng cần kiểm tra kỹ các tiêu chuẩn PCCC để đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp.
Điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng
Theo Nghị định số 181/2004/NĐ-CP về thi hành Luật Đất đai, hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất phải được công chứng và có hiệu lực kể từ thời điểm đăng ký tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất.
Bên cho thuê cần nộp hồ sơ gồm hợp đồng thuê quyền sử dụng đất đã công chứng và giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm thực hiện thủ tục đăng ký trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới nếu cần.
Theo Luật Nhà ở 2014, việc sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở bị nghiêm cấm. Điều này bao gồm cả việc sử dụng căn hộ chung cư làm văn phòng kinh doanh.
Ngoài ra, theo Nghị định 99/2015/NĐ-CP, các tổ chức, hộ gia đình và cá nhân đã kinh doanh ở chung cư mục đích để ở trước ngày Luật Nhà ở có hiệu lực thi hành phải chuyển hoạt động kinh doanh sang địa điểm khác không phải căn hộ chung cư trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành. Sau ngày 10-6-2016, mọi hoạt động kinh doanh tại căn hộ chung cư được coi là trái quy định pháp luật.
Thủ tục cho thuê nhà làm văn phòng
Có một số thủ tục pháp lý cần thiết khi cho thuê nhà làm văn phòng tại Nguyễn Trường Tộ, Quận Ba Đình.
Đầu tiên, cần có một hợp đồng thuê văn phòng giữa bên thuê và bên cho thuê. Hợp đồng này không bắt buộc phải công chứng nhưng hai bên nên thống nhất công chứng để đảm bảo quyền lợi và tránh các tranh chấp xảy ra.
Ngoài ra, cần lưu ý đến cách tính giá và diện tích thuê, thời hạn thuê văn phòng, việc tu sửa mặt bằng thuê và các nội dung nên có và không nên có trong hợp đồng.
Trong trường hợp bên thuê là người nộp thuế thay, cần khai báo và nộp thuế đầy đủ, đúng hạn.
7 Lợi ích khi thuê văn phòng tại tòa nhà chuyên nghiệp Đường Nguyễn Trường Tộ
- Nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp
Đặt trụ sở tại các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp ở Nguyễn Trường Tộ, đặc biệt là khu văn phòng cao cấp sẽ góp phần nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp. Đây cũng là phương pháp định vị thương hiệu trong mắt đối tác và khách hàng rất hiệu quả.
- Dễ dàng tiếp cận khách hàng và đối tác
Các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp tại Nguyễn Trường Tộ thường tọa lạc tại những vị trí đắc địa, khu vực trung tâm, mặt tiền đường lớn, dễ dàng di chuyển và tiếp cận với khách hàng và đối tác. Đây là lợi thế để doanh nghiệp của bạn phát triển lâu dài và bền vững.
- Hạ tầng tiện ích đầy đủ, hiện đại
Các tòa văn phòng cho thuê tại Nguyễn Trường Tộ chuyên nghiệp thường trang bị đầy đủ những trang thiết bị đa dạng từ thang máy tốc độ cao, điều hòa tổng, máy phát điện dự phòng, phòng cháy chữa cháy,... tất cả nhằm tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho các công ty tại đây.
Nguồn cung văn phòng cho thuê tại Đường Nguyễn Trường Tộ, Ba Đình rất phong phú nên khách thuê có đa dạng lựa chọn với mức giá thuê linh hoạt từ thấp đến cao, tùy theo dạng văn phòng, vị trí và tiện nghi.
Các tòa nhà văn phòng khu vực Nguyễn Trường Tộ thường có diện tích sàn rộng, có thể chia thành các diện tích khác nhau phù hợp với nhiều nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp.
- Nâng cao hiệu quả công việc
Một văn phòng Nguyễn Trường Tộ đẹp hiện đại, tiện nghi sẽ giúp nâng cao tinh thần và hứng thú làm việc của nhân viên, góp phần tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn. Từ đó nâng cao hiệu suất làm việc của toàn bộ doanh nghiệp.
Các tòa văn phòng tại Nguyễn Trường Tộ, Quận Ba Đình thường có hệ thống an ninh rất nghiêm ngặt, trang bị camera 24/7, lực lượng bảo vệ chuyên nghiệp, đảm bảo an ninh trật tự tốt.
Những loại chi phí thuê văn phòng ở Nguyễn Trường Tộ mà bạn cần biết
Dưới đây là 4 loại chi phí khi thuê văn phòng tại Nguyễn Trường Tộ thường xuất hiện trong hợp đồng thuê mà bạn cần lưu ý:
Chi phí cố định khi thuê văn phòng
Chi phí thuê văn phòng cố định là khoản chi phí không thay đổi trong suốt quá trình công ty bạn thuê văn phòng tại Nguyễn Trường Tộ theo thời gian trong hợp đồng thỏa thuận. Chi phí cố định này bao gồm:
-
Tiền thuê văn phòng: Giá thuê cố định trong suốt thời gian hợp đồng thuê có hiệu lực.
-
Phí dịch vụ (phí quản lý): Bao gồm các chi phí liên quan đến việc sử dụng dịch vụ và tiện ích được cung cấp bởi tòa nhà văn phòng Đường Nguyễn Trường Tộ. Bao gồm: phí an ninh, lễ tân, vệ sinh, nước trong khu vực WC, chiếu sáng và điều hòa ở khu vực sảnh công cộng, vận hành và bảo trì thang máy, chăm sóc cảnh quan và các khoản phí dịch vụ khác.
-
Thuế giá trị gia tăng (VAT): Là khoản thuế được tính trên tổng giá trị các dịch vụ và tiện ích được cung cấp.
Chi phí biến đổi theo thực tế sử dụng khi thuê văn phòng
Chi phí biến đổi là những khoản chi phí phát sinh hàng tháng theo thực tế doanh nghiệp bạn sử dụng khi thuê văn phòng ở Nguyễn Trường Tộ, bao gồm:
-
Chi phí đỗ xe cho nhân viên: Đây là khoản phí được tính dựa trên số lượng xe máy và ô tô của nhân viên.
-
Chi phí bảo trì: Bao gồm các chi phí liên quan đến bảo trì các thiết bị, hệ thống trong văn phòng như thang máy, hệ thống điều hòa, điện, nước, vệ sinh văn phòng,...
-
Chi phí điện, nước: Đây là chi phí phát sinh hàng tháng để sử dụng điện, nước cho văn phòng thuê tại Nguyễn Trường Tộ, Quận Ba Đình.
-
Chi phí dịch vụ: Vệ sinh văn phòng, bảo vệ, quản lý tòa nhà, sử dụng các khu vực chung như phòng họp, phòng chờ, phòng sinh hoạt chung…
-
Chi phí phát sinh khác: Bao gồm các chi phí liên quan đến thiết kế văn phòng khu vực Nguyễn Trường Tộ, sửa chữa, nâng cấp hệ thống, lắp đặt thiết bị, và nội thất.
Những chi phí chỉ phải trả một lần trong suốt thời gian thuê
Đây là loại chi phí mà doanh nghiệp chỉ cần trả một lần duy nhất trong quá trình thuê văn phòng Nguyễn Trường Tộ. Loại phí này thường có 2 khoản, bao gồm:
-
Chi phí hoàn trả mặt bằng khi hết thời gian thuê và không gia hạn hợp đồng.
-
Chi phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất trước khi chuyển đến văn phòng tại Nguyễn Trường Tộ, Ba Đình. Khoản chi phí này thường dao động từ 1 - 5 USD/m2/tháng, tùy thuộc vào loại văn phòng (hạng A, B, C).
Lưu ý: Văn phòng ảo không có các loại phí này.
Chi phí phát sinh bất thường khác
Chi phí phát sinh bất thường này chủ yếu là khoản phí làm ngoài giờ. Đây là chi phí phát sinh khi bạn sử dụng văn phòng ngoài giờ làm việc. Phí này bao gồm tiền điều hòa, tiền điện chiếu sáng khu vực hành lang, tiền nước WC, tiền lương ngoài giờ cho nhân viên vận hành, nhân viên bảo vệ, và thang máy. Cách tính phí làm ngoài giờ tại các văn phòng ở Nguyễn Trường Tộ thường được xác định dựa trên mức giá theo văn phòng hoặc diện tích thuê.
Lưu ý: Các chi phí phát sinh bất thường này thường phụ thuộc vào các điều khoản hợp đồng và thỏa thuận giữa bạn và chủ sở hữu văn phòng.
Một số lưu ý về chi phí thuê văn phòng Đường Nguyễn Trường Tộ, Ba Đình
Khi thuê văn phòng tại Đường Nguyễn Trường Tộ dù là hạng A, B hay C hoặc thuê nhà làm văn phòng, bạn nên lưu ý một số điều sau:
-
Thủ tục pháp lý: Bạn cần nắm rõ những thủ tục pháp lý liên quan và hiểu rõ các khoản chi phí phải trả và điều khoản thanh toán trong hợp đồng thuê.
-
Việc điều chỉnh giá thuê văn phòng: Giá thuê văn phòng tại Nguyễn Trường Tộ có thể được điều chỉnh qua các năm dựa trên tình hình thị trường. Các công ty thuê văn phòng dài hạn thường xem xét và điều chỉnh giá thuê sau mỗi khoảng thời gian, thường là sau 2 năm.
-
Xác định diện tích thuê văn phòng: Diện tích thuê văn phòng chuyên nghiệp thường được đo theo ba cách là đo thông thủy (trong lòng văn phòng), cách thứ 2 là đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng Nguyễn Trường Tộ, cách thứ ba là đo theo mép ngoài cửa của tường và vách bao quanh văn phòng.
-
Phương thức thanh toán: Cần thống nhất rõ điều khoản thanh toán với chủ đầu tư, bao gồm phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, và tác động của việc điều chỉnh tỷ giá đến việc thanh toán.
20 Công việc cần làm khi tìm thuê văn phòng mới ở Nguyễn Trường Tộ, Ba Đình
Giai đoạn chuẩn bị thuê văn phòng
1. Xác lập yêu cầu thuê văn phòng Đường Nguyễn Trường Tộ
Dựa trên mục đích sử dụng, ngân sách tiền thuê và kế hoạch kinh doanh hiện tại và tương lai của công ty, bạn nên xác lập các yêu cầu về văn phòng mới của doanh nghiệp.
Một yêu cầu thuê thông thường bao gồm các tiêu chí cơ bản như vị trí, diện tích, ngân sách tiền thuê, giá thuê và thời gian thuê.
Ngoài ra, cần lưu ý đến các đặc điểm bất động sản như kết nối giao thông, chỗ đỗ xe, mức độ hoàn thiện, hệ thống điều hòa thông gió, thông tin liên lạc, thang máy, phòng cháy chữa cháy và chất lượng dịch vụ.
Các mốc thời gian như thời điểm muộn nhất phải dời vị trí hiện tại, khởi công làm nội thất, nhập trạch và bắt đầu hoạt động ở địa điểm mới cũng cần được xem xét.
Cuối cùng, có thể có các yêu cầu khác như công năng văn phòng, phong thủy văn phòng, tiện ích xung quanh và thương hiệu tòa nhà.
2. Lập danh sách chi tiết các công việc
Để thực hiện tốt trong giai đoạn kế tiếp, bạn cần chuẩn bị các danh sách công việc phải thực hiện và dự kiến chi phí cho các nhóm công việc như thiết kế và trang trí nội thất, mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất và trang thiết bị văn phòng. Ngoài ra, bạn cũng cần thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ và biểu mẫu liên quan, di chuyển điện thoại internet và thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần).
3. Bước thứ ba là hình thành nhóm công tác và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận. Điều này cần thiết đối với các doanh nghiệp lớn, có nhiều nhân viên và thuê văn phòng Nguyễn Trường Tộ với diện tích lớn.
4. Lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ thuê văn phòng tại Nguyễn Trường Tộ chuyên nghiệp để trợ giúp. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và công sức để chọn lựa được văn phòng ưng ý nhất. Đáng chú ý là dịch vụ này thường miễn phí cho người thuê.
5. Tiếp xúc và lập danh sách ngắn các nhà thầu thiết kế và thi công văn phòng Đường Nguyễn Trường Tộ, Ba Đình. Họ sẽ giúp bạn khái toán chi phí làm nội thất và tư vấn sơ bộ thiết kế bố trí mặt bằng văn phòng ngay trong quá trình cân nhắc giữa các tòa nhà.
Giai đoạn thực hiện thuê văn phòng
6. Tìm kiếm lên danh sách các tòa nhà văn phòng cho thuê ở Đường Nguyễn Trường Tộ phù hợp yêu cầu thuê của doanh nghiệp.
7. Xem xét thực tế và làm việc với chủ nhà để lấy thông tin, tổng hợp, phân tích, so sánh và lựa chọn tòa nhà tối ưu để đàm phán.
8. Đàm phán và ký kết thư mời thuê (offer to lease), hợp đồng thuê văn phòng Nguyễn Trường Tộ.
9. Lên thiết kế bố trí mặt bằng trước khi ký thư mời thuê hoặc hợp đồng thuê văn phòng Đường Nguyễn Trường Tộ, Quận Ba Đình. Điều này giúp thẩm định lại sự phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
10. Thực hiện các thủ tục kết thúc hợp đồng thuê văn phòng hiện tại.
11. Ký kết và thực hiện hợp đồng với nhà thầu thiết kế và thi công nội thất.
12. Giám sát thi công nội thất.
13. Thiết kế, in ấn và sửa đổi địa chỉ doanh nghiệp trên toàn bộ các biểu mẫu, giấy tờ và website.
14. Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị cho văn phòng tại Nguyễn Trường Tộ v.v.
15. Thông báo với khách hàng, đối tác về địa chỉ mới và kế hoạch di chuyển.
16. Di chuyển các thiết bị điện thoại, internet…
17. Sửa đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần).
18. Phê duyệt chính thức sơ đồ vị trí cho từng bộ phận, từng nhân viên.
19. Di chuyển sang văn phòng mới đã thuê tại Nguyễn Trường Tộ.
20. Hoàn trả mặt bằng, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ.
