Khái niệm cho thuê văn phòng là gì?
Văn phòng là một vị trí, một khu vực nhất định để đặt trụ sở hoặc chi nhánh của một công ty. Tại nơi này sẽ diễn ra mọi hoạt động kinh doanh của công ty, bao gồm làm việc, hội họp, gặp gỡ trao đổi thông tin với đối tác và khách hàng. Tại văn phòng, nhân viên và lãnh đạo sẽ ngồi làm việc cùng nhau.
Cho thuê văn phòng là một thuật ngữ dùng để chỉ một tài sản hay bất động sản mà chủ tài sản đó có thể dùng cho các doanh nghiệp hoặc công ty thuê để làm việc. Trong một tòa nhà văn phòng sẽ có nhiều công ty thuê các khu vực văn phòng khác nhau, với diện tích đa dạng, dao động từ 20m2 cho đến hàng ngàn mét vuông.
Việc chọn thuê văn phòng phù hợp với công ty được xem là bước đầu vô cùng quan trọng cho sự thành công trong giai đoạn phát triển về sau của công ty.
Những loại hình văn phòng cho thuê phổ biến hiện nay ở Bến Vân Đồn
Cao ốc văn phòng
Cao ốc văn phòng Đường Bến Vân Đồn là hình thức cho thuê văn phòng có quy mô lớn từ 1000m2 trở lên. Cao ốc văn phòng được phân loại thành 4 hạng A, B, C và giá rẻ.
Cao ốc văn phòng hạng A Bến Vân Đồn hay còn được gọi là văn phòng hạng sang, thường được xây dựng ở các vị trí đắc địa, mặt tiền "khu đất vàng" của khu vực. Văn phòng hạng A được trang bị đầy đủ tiện nghi theo tiêu chuẩn quốc tế, thiết kế bởi đội ngũ nhà thầu chất lượng, chủ đầu tư đảm bảo chất lượng và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, giá thuê cao ốc văn phòng hạng A cũng rất cao, có thể lên đến 80 USD/m2.
Tòa nhà văn phòng cho thuê Đường Bến Vân Đồn hạng B vẫn có thể nằm ở các vị trí trung tâm hoặc gần trung tâm, nhưng với mức giá thuê hợp lý hơn. Đây là lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp trong những năm gần đây.
Cao ốc văn phòng hạng C hoặc tòa nhà văn phòng giá rẻ tại Bến Vân Đồn thường được xây dựng ở các khu vực xa trung tâm. Hình thức thuê văn phòng giá rẻ này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn có không gian làm việc phù hợp. Đây cũng là loại hình văn phòng được ưa chuộng bởi các startup và doanh nghiệp nhỏ.
Căn hộ văn phòng
Căn hộ văn phòng là hình thức văn phòng cho thuê mới xuất hiện tại Việt Nam trong vài năm gần đây. Đây là lựa chọn phù hợp cho các công ty nhỏ có số lượng nhân viên giới hạn từ 4-10 người.
Ưu điểm chính của căn hộ văn phòng Đường Bến Vân Đồn là nằm trong các tổ hợp dự án chung cư được quy hoạch tốt, có đầy đủ các tiện ích nội khu và ngoại khu, hạ tầng đồng bộ và cư dân văn minh. Căn hộ văn phòng cũng có giá thành thấp hơn so với tòa nhà văn phòng, và thường có lối vào và sảnh thang máy riêng biệt.
Thuê nhà nguyên căn làm văn phòng
Hình thức thuê nhà nguyên căn tại Bến Vân Đồn làm văn phòng phù hợp cho những doanh nghiệp muốn thuê mặt bằng văn phòng tại các con đường nội bộ yên tĩnh, trong hẻm xe hơi ra vào dễ dàng. Thuê nhà nguyên căn làm văn phòng mang lại sự thuận tiện trong di chuyển, không cần chờ đợi thang máy và có diện tích lớn hơn so với văn phòng trong cao ốc, phù hợp với doanh nghiệp có số lượng nhân sự nhiều.
Văn phòng chia sẻ - Coworking Space
Văn phòng chia sẻ Đường Bến Vân Đồn là hình thức tạo ra không gian làm việc chung dành cho mọi người, bao gồm nhiều công ty khác nhau. Thường có các tiện ích dùng chung như máy fax, máy in, lễ tân, wifi,... Có thể tính phí hoặc miễn phí tùy thuộc vào gói thuê. Văn phòng chia sẻ thích hợp cho các công ty mới thành lập hoặc cá nhân khởi nghiệp với số lượng nhân viên từ 1-3 người.
Văn phòng ảo
Văn phòng ảo Đường Bến Vân Đồn là hình thức cho thuê văn phòng đại diện, trong đó thông tin giao dịch sẽ chuyển về trụ sở chính. Văn phòng ảo cho phép người sử dụng sở hữu các tiện ích như một văn phòng thực tế, bao gồm lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, điện thoại, số fax, phòng tiếp khách,... Hình thức này phù hợp cho các doanh nghiệp mới thành lập có ngân sách hạn chế trong việc thuê văn phòng.
Quy định về cho thuê văn phòng Bến Vân Đồn hiện nay
Quy định hợp đồng thuê văn phòng
Cả bên cho thuê và bên thuê văn phòng tại Bến Vân Đồn đều cần nắm rõ các quy định về hợp đồng thuê văn phòng. Hợp đồng này là tài liệu quan trọng để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên. Nó cần thể hiện đầy đủ các điều khoản và điều kiện của thỏa thuận thuê văn phòng, bao gồm thời hạn thuê, giá thuê, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, quyền sử dụng và bảo vệ tài sản, các điều kiện khi kết thúc hợp đồng, v.v.
Hợp đồng thuê văn phòng Bến Vân Đồn cần được lập ra theo đúng quy định của pháp luật và bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên. Trong trường hợp có tranh chấp, hợp đồng sẽ được sử dụng làm căn cứ pháp lý để giải quyết. Do đó, cần thận trọng khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng.
Quy định PCCC văn phòng cho thuê
Văn phòng cho thuê ở Đường Bến Vân Đồn, Quận 4 phải đảm bảo tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy theo quy định của pháp luật. Điều này bao gồm việc trang bị hệ thống báo cháy tự động, bình chữa cháy đầy đủ và lối thoát hiểm. Các hệ thống PCCC cần được kiểm tra và bảo trì định kỳ để đảm bảo hiệu quả và an toàn.
Khi chọn văn phòng cho thuê, khách hàng cần kiểm tra kỹ các tiêu chuẩn PCCC để đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp.
Điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng
Theo Nghị định số 181/2004/NĐ-CP về thi hành Luật Đất đai, hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất phải được công chứng và có hiệu lực kể từ thời điểm đăng ký tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất.
Bên cho thuê cần nộp hồ sơ gồm hợp đồng thuê quyền sử dụng đất đã công chứng và giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm thực hiện thủ tục đăng ký trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới nếu cần.
Theo Luật Nhà ở 2014, việc sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở bị nghiêm cấm. Điều này bao gồm cả việc sử dụng căn hộ chung cư làm văn phòng kinh doanh.
Ngoài ra, theo Nghị định 99/2015/NĐ-CP, các tổ chức, hộ gia đình và cá nhân đã kinh doanh ở chung cư mục đích để ở trước ngày Luật Nhà ở có hiệu lực thi hành phải chuyển hoạt động kinh doanh sang địa điểm khác không phải căn hộ chung cư trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành. Sau ngày 10-6-2016, mọi hoạt động kinh doanh tại căn hộ chung cư được coi là trái quy định pháp luật.
Thủ tục cho thuê nhà làm văn phòng
Có một số thủ tục pháp lý cần thiết khi cho thuê nhà làm văn phòng tại Bến Vân Đồn, Quận 4.
Đầu tiên, cần có một hợp đồng thuê văn phòng giữa bên thuê và bên cho thuê. Hợp đồng này không bắt buộc phải công chứng nhưng hai bên nên thống nhất công chứng để đảm bảo quyền lợi và tránh các tranh chấp xảy ra.
Ngoài ra, cần lưu ý đến cách tính giá và diện tích thuê, thời hạn thuê văn phòng, việc tu sửa mặt bằng thuê và các nội dung nên có và không nên có trong hợp đồng.
Trong trường hợp bên thuê là người nộp thuế thay, cần khai báo và nộp thuế đầy đủ, đúng hạn.
Những lợi ích khi có văn phòng chuyên nghiệp ở Bến Vân Đồn, Quận 4
Thuê văn phòng chuyên nghiệp ở Bến Vân Đồn là một lựa chọn thông minh cho các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ phát triển nhanh chóng. Bạn có thể cân nhắc một số lợi ích của việc thuê văn phòng dưới đây.
Thu hút nhân tài về cho công ty
Không gian văn phòng có thể phản ánh tầm vóc của một doanh nghiệp. Từ bộ phận tài chính đến văn hóa doanh nghiệp đều có thể nhìn thấy qua hình ảnh văn phòng. Các công ty nổi tiếng trên thế giới thường có không gian làm việc đáng mơ ước và thu hút nhiều nhân tài.
- Nâng cao độ nhận diện thương hiệu trên thị trường
Trong thời kinh tế thị trường phát triển, sự đa dạng về nhãn hàng, sản phẩm và dịch vụ giúp người tiêu dùng có nhiều lựa chọn hơn. Điều này thúc đẩy các nhà kinh doanh phải xây dựng thương hiệu uy tín và chuyên nghiệp trong lòng khách hàng. Sự cạnh tranh lành mạnh giữa các nhà kinh doanh là điều cần thiết để phát triển kinh tế.
Mỗi cá nhân và doanh nghiệp cần không ngừng hoàn thiện mình để tồn tại và phát triển. Việc thuê văn phòng chuyên nghiệp ở Bến Vân Đồn là một yếu tố quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Đặt trụ sở văn phòng tại các tòa nhà cao cấp có thể nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp và khẳng định thương hiệu trên thị trường và trong mắt đối tác và khách hàng.
- Nâng cao hiệu suất làm việc
Sử dụng văn phòng chuyên nghiệp Đường Bến Vân Đồn giúp bạn tập trung vào chuyên môn và dành nhiều thời gian hơn cho việc phát triển kinh doanh. Điều này giúp tăng năng suất làm việc, quản lý nhân viên tốt hơn và tăng khả năng tương tác giữa các đồng nghiệp và lãnh đạo. Đồng thời góp phần tạo ra một không gian làm việc chuyên nghiệp và khoa học, nâng cao năng suất làm việc của toàn bộ doanh nghiệp.
- Tăng khả năng tương tác qua lại
Văn phòng được coi là "ngôi nhà thứ 2" của mỗi thành viên trong công ty, nơi họ ngồi làm việc 8 giờ mỗi ngày và tương tác với nhau. Tuy nhiên, đôi khi chỉ cách một bức tường cũng có thể tạo nên "rào cản giao tiếp" giữa các cộng sự. Do đó, công ty cần có những hoạt động ngoài giờ để phá bỏ những rào cản này và giúp mọi người dễ dàng kết nối, quan tâm và chia sẻ với nhau. Những hoạt động này có thể bao gồm giờ ăn trưa, giải lao và tổ chức sinh nhật cho nhân viên.
- Tạo nên sự hài lòng cho mọi nhân viên
Nghiên cứu cho thấy một đội ngũ nhân viên khỏe mạnh có khả năng trở thành đội ngũ nhân sự xuất sắc. Văn phòng có thể đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sức khỏe của nhân viên. Ví dụ, nếu nhân viên có thói quen thức khuya và dậy muộn, việc thức dậy sớm để có mặt tại văn phòng đúng giờ sẽ giúp họ thay đổi thói quen và ngủ sớm hơn vào buổi tối. Điều này giúp họ có tinh thần làm việc tốt hơn khi đến văn phòng.
Cung cấp không gian làm việc chuyên nghiệp
Khi thuê văn phòng ở Bến Vân Đồn, bạn sẽ được sử dụng các tiện ích và dịch vụ chuyên nghiệp như điều hòa không khí, thang máy, Internet tốc độ cao và máy in. Điều này giúp bạn tập trung vào công việc của mình.
- Tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên ở lại công ty
Một văn phòng đẹp và chuyên nghiệp sẽ là nơi mà nhân viên không muốn rời xa. Khi thuê văn phòng Đường Bến Vân Đồn, Quận 4, bạn cần thiết kế sao cho nhân viên cảm thấy thoải mái. Bạn cũng nên tạo ra một môi trường làm việc tốt bằng cách xây dựng một văn hóa doanh nghiệp riêng, khiến nhân viên cảm thấy không nơi nào tốt hơn nơi này.
- Nâng cao tin thần nhân viên với các tiện ích hiện đại
Tạo ra một môi trường làm việc thoải mái sẽ giúp nhân viên cảm thấy muốn gắn bó lâu dài với công việc. Khi thuê văn phòng Đường Bến Vân Đồn, bạn nên chọn những tòa nhà được trang bị đầy đủ các thiết bị văn phòng như thang máy tốc độ cao, máy phát điện dự phòng, hệ thống PCCC và điều hoà để nhân viên có thể làm việc trong trạng thái tốt nhất.
- Giảm thiểu sự vắng mặt của nhân viên
Khi bạn đi công tác, có thể bạn sẽ lo lắng liệu nhân viên có đang làm việc khi không có sự giám sát của bạn. Để giảm thiểu điều này, bạn nên tạo một văn phòng làm việc chuyên nghiệp và khuyến khích nhân viên tích cực làm việc.
9 Loại chi phí khi thuê văn phòng Bến Vân Đồn mà bạn cần biết
Nhóm chi phí cố định
Tiền thuê văn phòng ở Bến Vân Đồn, còn được gọi là giá thuê văn phòng, được tính theo mét vuông và thanh toán theo quý hoặc năm tùy thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng giữa hai bên.
Phí dịch vụ là khoản chi phí mà khách thuê trả cho các dịch vụ và tiện ích do tòa nhà cung cấp. Các dịch vụ và tiện ích này có thể bao gồm lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực nhà vệ sinh, chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, vận hành thang máy, diệt côn trùng và chăm sóc cây xanh.
Tuy nhiên, phí dịch vụ khi thuê văn phòng tại Bến Vân Đồn, Quận 4 thông thường không bao gồm tiền điện trong diện tích thuê và tiền đỗ xe ô tô hoặc xe máy.
Theo Luật Thuế GTGT hiện hành tại Việt Nam, thuế suất cho thuê văn phòng là 10%. Tuy nhiên, có một số trường hợp được miễn hoặc giảm thuế sẽ được quy định cụ thể theo từng trường hợp và theo quy định của pháp luật
Nhóm chi phí biến đổi theo thực tế
Tiền điện thường được bao gồm trong phí dịch vụ đối với các tòa nhà hạng A và hạng B. Tuy nhiên, đối với các tòa nhà hạng C, tiền điện sẽ được tính riêng, không nằm trong phí dịch vụ. Theo thống kê thực tế, nếu bạn phải trả tiền điện, chi phí bình quân là từ 1 đến 1.5 USD/m2/tháng tùy thuộc vào thời gian sử dụng và giá điện theo quy định.
Tùy thuộc vào diện tích thuê, một số tòa nhà có thể cung cấp chỗ đỗ xe miễn phí. Tuy nhiên, không phải tất cả các tòa nhà đều có chính sách ưu đãi này. Do đó, việc đàm phán về phí đỗ xe khi ký hợp đồng thuê văn phòng Bến Vân Đồn là cần thiết.
Nhóm chi phí bất thường
Phí làm ngoài giờ: Khoản chi phí này bao gồm các chi phí phát sinh mà chủ tòa nhà phải trả, bao gồm tiền điện cho thang máy và khu vực công cộng, tiền nước cho nhà vệ sinh, tiền lương ngoài giờ cho nhân viên vận hành và đặc biệt là tiền điện cho hệ thống điều hòa trung tâm.
Tùy vào tòa nhà, khi làm việc ngoài giờ mà không sử dụng điều hòa trung tâm, có thể có hoặc không có phí thu.
Có ba cách để tính phí làm ngoài giờ.
-
Cách thứ nhất là tính theo văn phòng, ví dụ 300.000 đồng/văn phòng/giờ.
-
Cách thứ hai là tính theo diện tích thuê, ví dụ 0,02 USD/m2/giờ * Diện tích thuê.
-
Cách thứ ba là tính theo thiết bị, ví dụ 10 USD/tổ máy/giờ. Một tổ máy (FCU - Fan Coil Unit) thường làm mát cho diện tích từ 40 đến 70 m2 tùy loại thiết bị.
Đối với những doanh nghiệp thường xuyên làm ngoài giờ, có thể đàm phán một gói chi phí hợp lý hoặc lắp thêm điều hòa cục bộ (nếu điều kiện kỹ thuật cho phép) để giảm chi phí làm ngoài giờ.
Nhóm chi phí trả 1 lần
- Phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất
Trong thời gian thi công nội thất văn phòng cho thuê Bến Vân Đồn các chủ tòa nhà sẽ không thu tiền thuê của khách hàng, nhưng vẫn thu tiền dịch vụ : Tiền dịch vụ cho các tòa nhà hạng A, B thường ở mức 3 – 7 USD/m2/tháng; Tiền dịch vụ cho các tòa nhà hạng C thường ở mức xấp xỉ 1 USD/2m/tháng, một số tòa nhà chỉ thu tiền điện theo lượng tiêu thụ thực tế trên đồng hồ.
- Chi phí hoàn trả mặt bằng
Khi kết thúc hợp đồng thuê văn phòng Đường Bến Vân Đồn, người thuê phải trả lại mặt bằng cho chủ tòa nhà theo tình trạng ban đầu, trừ các hao mòn hợp lý. Chi phí phá dỡ, dọn dẹp các vách ngăn và trang trí nội thất cũng sẽ do người thuê chịu.
Các điều lưu ý về chi phí khác
Xác định diện tích phải trả tiền
Chỉ những diện tích thực tế sử dụng được tính tiền thuê trong các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C.
Có 3 cách đo diện tích: đo thông thủy, đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng, và đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.
Thông thường diện tích cột được cộng vào diện tích thuê. Tuy nhiên, một số tòa nhà có thể khấu trừ một phần hoặc toàn bộ diện tích cột nếu diện tích cột quá lớn.
Ảnh hưởng của việc điều chỉnh tỷ giá đến số tiền thuê tại mỗi kỳ thanh toán
Đa số các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C tại Bến Vân Đồn đều chào giá bằng USD. Tuy nhiên, theo quy định của Ngân hàng Nhà nước, giá thuê và phí dịch vụ phải được quy đổi sang VNĐ để ký hợp đồng. Một số tòa nhà có điều khoản điều chỉnh giá thuê và phí dịch vụ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán mỗi 3 tháng.
Trong khi đó, một số tòa nhà khác lại cố định giá thuê bằng VNĐ trong suốt thời hạn hợp đồng. Trong 10 năm trở lại đây, tỷ giá USD/VND có lúc tăng cao lúc thấp nhưng bình quân là 4% mỗi năm.
Điều chỉnh đơn giá thuê
Đối với hợp đồng thuê văn phòng Bến Vân Đồn, Quận 4, chủ tòa nhà thường có quy định về việc điều chỉnh giá thuê sau 2 năm, tùy thuộc vào biến động của thị trường. Tuy nhiên, trên thực tế quy định này ít khi được thực hiện. Chủ tòa nhà khó tăng giá với khách hàng vì sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ khách thuê trong tòa nhà. Ngược lại, khách hàng cũng khó chứng minh mặt bằng giá thị trường giảm để yêu cầu giảm giá.
Quy trình tìm thuê văn phòng tại Đường Bến Vân Đồn, Quận 4
Xác định nhu cầu thuê văn phòng
Để xác định nhu cầu thuê văn phòng tại Bến Vân Đồn, bạn cần xem xét các yếu tố sau đây:
-
Giá thuê: Xác định ngân sách dự kiến cho việc thuê văn phòng, bao gồm cả phí quản lý và các chi phí đi kèm như giữ xe, điện nước và phí làm việc ngoài giờ.
-
Lĩnh vực hoạt động: Đánh giá mức độ quan trọng của việc tiếp khách trong hoạt động kinh doanh của bạn. Nếu không quan trọng, bạn có thể lựa chọn vị trí văn phòng Đường Bến Vân Đồn không cần nằm trên trục đường chính để tiết kiệm chi phí.
-
Khu vực thuê: Xác định khu vực mong muốn thuê văn phòng tại Đường Bến Vân Đồn, dựa trên chiến lược kinh doanh và vốn của doanh nghiệp.
-
Mốc thời gian thuê: Xác định thời điểm nhận mặt bằng, thời gian dự kiến làm nội thất, thời điểm nhập trạch và thời điểm bắt đầu hoạt động tại địa điểm mới.
-
Diện tích thuê văn phòng Bến Vân Đồn: Xác định số lượng nhân sự hiện tại và kế hoạch mở rộng trong tương lai, cũng như nhu cầu về phòng họp và các văn phòng lãnh đạo.
-
Thời gian làm việc: Xác định thời gian làm việc hàng ngày, có cần làm việc ngoài giờ, làm việc vào ngày nghỉ và ngày lễ hay không.
-
Bãi đỗ xe: Đảm bảo văn phòng Đường Bến Vân Đồn có đủ chỗ đỗ xe cho ô tô và xe máy, không phải gửi bãi ngoài.
-
Đặc điểm văn phòng: Xem xét các yếu tố liên quan như giao thông, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống viễn thông và hệ thống điều hòa không khí, thang máy,...
Ngoài ra, khi tìm thuê văn phòng ở Bến Vân Đồn, Quận 4, bạn cũng cần quan tâm đến các tiện ích xung quanh và thương hiệu của tòa nhà.
Sàng lọc thông tin
Sau khi thu thập thông tin, bạn nên tiến hành sàng lọc và so sánh các thông tin về văn phòng cho thuê tại Bến Vân Đồn như: cập nhật diện tích trống, giá cả và các thông tin khác từ chủ sở hữu. Tổng hợp và gửi bảng đề xuất các phương án phù hợp.
Khảo sát và lựa chọn
Tiếp theo, thực hiện khảo sát và đánh giá các tòa nhà văn phòng tại Bến Vân Đồn. Sau đó, đặt lịch xem văn phòng, gặp gỡ người có thẩm quyền để làm việc và đưa ra đánh giá về ưu nhược điểm của từng tòa nhà, giúp bạn lựa chọn được văn phòng phù hợp nhất.
