Cho thuê Văn phòng tại Thành phố Vinh, Nghệ An năm 2024

Khái niệm văn phòng cho thuê - Tòa nhà văn phòng là gì?

Văn phòng cho thuê là gì?

Văn phòng cho thuê là một loại hình bất động sản cho thuê để làm văn phòng và thường nằm trong các cao ốc hoặc tòa nhà văn phòng. 

Các tòa nhà này được xây dựng bởi các chủ đầu tư là tập đoàn địa ốc tư nhân hoặc doanh nghiệp nhà nước và được sử dụng để cho các công ty/doanh nghiệp thuê làm văn phòng làm việc, văn phòng đại diện hoặc đặt trụ sở kinh doanh.

Trong một tòa nhà văn phòng có thể có nhiều doanh nghiệp khác nhau thuê với diện tích đa dạng, từ 20m2 cho đến hàng ngàn mét vuông.

Tòa nhà văn phòng là gì?

Tòa nhà văn phòng là các tòa nhà được xây dựng với mục đích cho thuê làm văn phòng và có thiết kế và trang bị theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau. Ví dụ, văn phòng hạng A và hạng B sẽ có nhiều tiện ích, vị trí tốt hoặc thiết kế đẹp mắt hơn so với văn phòng hạng C và văn phòng giá rẻ. 

Mỗi tòa nhà văn phòng sẽ có số lượng văn phòng cho thuê khác nhau và được phân chia sao cho phù hợp với quy mô của từng doanh nghiệp.

Những loại hình văn phòng cho thuê phổ biến hiện nay ở Vinh

Cao ốc văn phòng

Cao ốc văn phòng Thành phố Vinh là hình thức cho thuê văn phòng có quy mô lớn từ 1000m2 trở lên. Cao ốc văn phòng được phân loại thành 4 hạng A, B, C và giá rẻ.

Cao ốc văn phòng hạng A Vinh hay còn được gọi là văn phòng hạng sang, thường được xây dựng ở các vị trí đắc địa, mặt tiền "khu đất vàng" của khu vực. Văn phòng hạng A được trang bị đầy đủ tiện nghi theo tiêu chuẩn quốc tế, thiết kế bởi đội ngũ nhà thầu chất lượng, chủ đầu tư đảm bảo chất lượng và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, giá thuê cao ốc văn phòng hạng A cũng rất cao, có thể lên đến 80 USD/m2.

Tòa nhà văn phòng cho thuê Thành phố Vinh hạng B vẫn có thể nằm ở các vị trí trung tâm hoặc gần trung tâm, nhưng với mức giá thuê hợp lý hơn. Đây là lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp trong những năm gần đây.

Cao ốc văn phòng hạng C hoặc tòa nhà văn phòng giá rẻ tại Vinh thường được xây dựng ở các khu vực xa trung tâm. Hình thức thuê văn phòng giá rẻ này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn có không gian làm việc phù hợp. Đây cũng là loại hình văn phòng được ưa chuộng bởi các startup và doanh nghiệp nhỏ.

Căn hộ văn phòng

Căn hộ văn phòng là hình thức văn phòng cho thuê mới xuất hiện tại Việt Nam trong vài năm gần đây. Đây là lựa chọn phù hợp cho các công ty nhỏ có số lượng nhân viên giới hạn từ 4-10 người.

Ưu điểm chính của căn hộ văn phòng Thành phố Vinh là nằm trong các tổ hợp dự án chung cư được quy hoạch tốt, có đầy đủ các tiện ích nội khu và ngoại khu, hạ tầng đồng bộ và cư dân văn minh. Căn hộ văn phòng cũng có giá thành thấp hơn so với tòa nhà văn phòng, và thường có lối vào và sảnh thang máy riêng biệt.

Thuê nhà nguyên căn làm văn phòng

Hình thức thuê nhà nguyên căn tại Vinh làm văn phòng phù hợp cho những doanh nghiệp muốn thuê mặt bằng văn phòng tại các con đường nội bộ yên tĩnh, trong hẻm xe hơi ra vào dễ dàng. Thuê nhà nguyên căn làm văn phòng mang lại sự thuận tiện trong di chuyển, không cần chờ đợi thang máy và có diện tích lớn hơn so với văn phòng trong cao ốc, phù hợp với doanh nghiệp có số lượng nhân sự nhiều.

Văn phòng chia sẻ - Coworking Space

Văn phòng chia sẻ Thành phố Vinh là hình thức tạo ra không gian làm việc chung dành cho mọi người, bao gồm nhiều công ty khác nhau. Thường có các tiện ích dùng chung như máy fax, máy in, lễ tân, wifi,... Có thể tính phí hoặc miễn phí tùy thuộc vào gói thuê. Văn phòng chia sẻ thích hợp cho các công ty mới thành lập hoặc cá nhân khởi nghiệp với số lượng nhân viên từ 1-3 người.

Văn phòng ảo

Văn phòng ảo Thành phố Vinh là hình thức cho thuê văn phòng đại diện, trong đó thông tin giao dịch sẽ chuyển về trụ sở chính. Văn phòng ảo cho phép người sử dụng sở hữu các tiện ích như một văn phòng thực tế, bao gồm lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, điện thoại, số fax, phòng tiếp khách,... Hình thức này phù hợp cho các doanh nghiệp mới thành lập có ngân sách hạn chế trong việc thuê văn phòng.

Những quy định về cho thuê văn phòng Vinh hiện nay

Quy định hợp đồng thuê văn phòng

Quy định hợp đồng thuê văn phòng Thành phố Vinh là bắt buộc và cần được ký kết giữa bên cho thuê và bên thuê văn phòng. Hợp đồng này là một văn bản thỏa thuận tự nguyện ghi lại các quy định về quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên trong giao dịch. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, hợp đồng thuê văn phòng sẽ được sử dụng như một căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp.

Thông thường, hợp đồng cho thuê văn phòng Vinh sẽ được lập dưới sự chứng kiến của một bên thứ ba có uy tín như một luật sư. Hình thức hợp đồng có thể thay đổi linh hoạt tùy thuộc vào sự thỏa thuận của hai bên. Tuy nhiên, các điều khoản bắt buộc cần được nêu rõ trong hợp đồng, bao gồm:

• Thông tin chi tiết và địa chỉ rõ ràng của bên cho thuê và bên thuê.

• Ngày tháng năm lập hợp đồng.

• Thời gian hết hạn của hợp đồng cho thuê văn phòng Thành phố Vinh.

• Diện tích cho thuê, cơ sở vật chất đi kèm và diện tích sử dụng.

• Chi phí thuê, thời hạn thanh toán, cách thức thanh toán và số tiền cọc.

• Các hợp đồng dịch vụ khác nếu có.

• Chữ ký của các bên và người làm chứng.

Quy định PCCC văn phòng cho thuê

Hợp đồng cho thuê văn phòng tại Vinh cần tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC). Văn phòng cho thuê phải đáp ứng tiêu chuẩn PCCC theo quy định, bao gồm việc trang bị hệ thống báo cháy tự động, bình chữa cháy đầy đủ và có lối thoát hiểm an toàn khi có sự cố cháy.

Tất cả các hệ thống PCCC phải được kiểm tra và bảo trì định kỳ để đảm bảo hiệu quả và an toàn. Khi lựa chọn văn phòng cho thuê ở Vinh, quý khách hàng cần kiểm tra kỹ các tiêu chuẩn PCCC để đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp của mình.

Điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng

Hợp đồng thuê văn phòng Thành phố Vinh cũng cần tuân thủ các quy định về điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng. Điều này bao gồm:

• Yêu cầu chứng nhận công chứng cho hợp đồng thuê quyền sử dụng đất. 

• Bên cho thuê quyền sử dụng đất phải nộp một bộ hồ sơ bao gồm hợp đồng thuê quyền sử dụng đất đã công chứng và giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. 

Thủ tục cho thuê nhà làm văn phòng

Trong trường hợp doanh nghiệp thuê nhà Vinh của cá nhân để sử dụng làm văn phòng, nếu trong hợp đồng thuê có thỏa thuận bên đi thuê là người nộp thuế thì doanh nghiệp không cần lên cơ quan thuế để kê khai, mà được thực hiện như sau:

• Công ty có trách nhiệm khấu trừ 5% thuế giá trị gia tăng (GTGT) và 5% thuế thu nhập cá nhân trên số tiền thuê nhà phải trả, đã bao gồm thuế, thuế môn bài. 

• Cá nhân cho thuê nhà tại Vinh làm văn phòng không phải đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ để xuất giao cho công ty.

• Công ty cũng cần giữ các hồ sơ chứng từ liên quan để tính vào chi phí và trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp, bao gồm: Hợp đồng thuê nhà Thành phố Vinh, Chứng từ thanh toán tiền, Chứng từ khấu trừ thuế và nộp thuế. 

Vui lòng lưu ý rằng thông tin trên chỉ mang tính chất thông tin chung và không thay thế cho tư vấn pháp lý chuyên nghiệp. Đề nghị tham khảo luật sư hoặc chuyên gia phù hợp để biết thêm chi tiết và tư vấn cụ thể cho trường hợp của bạn.

Những lợi ích khi có văn phòng chuyên nghiệp ở Vinh

Thuê văn phòng chuyên nghiệp ở Vinh là một lựa chọn thông minh cho các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ phát triển nhanh chóng. Bạn có thể cân nhắc một số lợi ích của việc thuê văn phòng dưới đây.

Thu hút nhân tài về cho công ty

Không gian văn phòng có thể phản ánh tầm vóc của một doanh nghiệp. Từ bộ phận tài chính đến văn hóa doanh nghiệp đều có thể nhìn thấy qua hình ảnh văn phòng. Các công ty nổi tiếng trên thế giới thường có không gian làm việc đáng mơ ước và thu hút nhiều nhân tài.

• Nâng cao độ nhận diện thương hiệu trên thị trường

Trong thời kinh tế thị trường phát triển, sự đa dạng về nhãn hàng, sản phẩm và dịch vụ giúp người tiêu dùng có nhiều lựa chọn hơn. Điều này thúc đẩy các nhà kinh doanh phải xây dựng thương hiệu uy tín và chuyên nghiệp trong lòng khách hàng. Sự cạnh tranh lành mạnh giữa các nhà kinh doanh là điều cần thiết để phát triển kinh tế.

Mỗi cá nhân và doanh nghiệp cần không ngừng hoàn thiện mình để tồn tại và phát triển. Việc thuê văn phòng chuyên nghiệp ở Vinh là một yếu tố quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Đặt trụ sở văn phòng tại các tòa nhà cao cấp có thể nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp và khẳng định thương hiệu trên thị trường và trong mắt đối tác và khách hàng.

• Nâng cao hiệu suất làm việc

Sử dụng văn phòng chuyên nghiệp Thành phố Vinh giúp bạn tập trung vào chuyên môn và dành nhiều thời gian hơn cho việc phát triển kinh doanh. Điều này giúp tăng năng suất làm việc, quản lý nhân viên tốt hơn và tăng khả năng tương tác giữa các đồng nghiệp và lãnh đạo. Đồng thời góp phần tạo ra một không gian làm việc chuyên nghiệp và khoa học, nâng cao năng suất làm việc của toàn bộ doanh nghiệp.

• Tăng khả năng tương tác qua lại

Văn phòng được coi là "ngôi nhà thứ 2" của mỗi thành viên trong công ty, nơi họ ngồi làm việc 8 giờ mỗi ngày và tương tác với nhau. Tuy nhiên, đôi khi chỉ cách một bức tường cũng có thể tạo nên "rào cản giao tiếp" giữa các cộng sự. Do đó, công ty cần có những hoạt động ngoài giờ để phá bỏ những rào cản này và giúp mọi người dễ dàng kết nối, quan tâm và chia sẻ với nhau. Những hoạt động này có thể bao gồm giờ ăn trưa, giải lao và tổ chức sinh nhật cho nhân viên.

• Tạo nên sự hài lòng cho mọi nhân viên

Nghiên cứu cho thấy một đội ngũ nhân viên khỏe mạnh có khả năng trở thành đội ngũ nhân sự xuất sắc. Văn phòng có thể đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sức khỏe của nhân viên. Ví dụ, nếu nhân viên có thói quen thức khuya và dậy muộn, việc thức dậy sớm để có mặt tại văn phòng đúng giờ sẽ giúp họ thay đổi thói quen và ngủ sớm hơn vào buổi tối. Điều này giúp họ có tinh thần làm việc tốt hơn khi đến văn phòng.

Cung cấp không gian làm việc chuyên nghiệp

Khi thuê văn phòng ở Vinh, bạn sẽ được sử dụng các tiện ích và dịch vụ chuyên nghiệp như điều hòa không khí, thang máy, Internet tốc độ cao và máy in. Điều này giúp bạn tập trung vào công việc của mình.

• Tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên ở lại công ty

Một văn phòng đẹp và chuyên nghiệp sẽ là nơi mà nhân viên không muốn rời xa. Khi thuê văn phòng Thành phố Vinh, bạn cần thiết kế sao cho nhân viên cảm thấy thoải mái. Bạn cũng nên tạo ra một môi trường làm việc tốt bằng cách xây dựng một văn hóa doanh nghiệp riêng, khiến nhân viên cảm thấy không nơi nào tốt hơn nơi này.

• Nâng cao tin thần nhân viên với các tiện ích hiện đại

Tạo ra một môi trường làm việc thoải mái sẽ giúp nhân viên cảm thấy muốn gắn bó lâu dài với công việc. Khi thuê văn phòng Thành phố Vinh, bạn nên chọn những tòa nhà được trang bị đầy đủ các thiết bị văn phòng như thang máy tốc độ cao, máy phát điện dự phòng, hệ thống PCCC và điều hoà để nhân viên có thể làm việc trong trạng thái tốt nhất. 

• Giảm thiểu sự vắng mặt của nhân viên

Khi bạn đi công tác, có thể bạn sẽ lo lắng liệu nhân viên có đang làm việc khi không có sự giám sát của bạn. Để giảm thiểu điều này, bạn nên tạo một văn phòng làm việc chuyên nghiệp và khuyến khích nhân viên tích cực làm việc.  

Lưu ý để không mất tiền vô lý khi thuê văn phòng Vinh

Tiền mặt bằng

Khi thuê mặt bằng văn phòng Thành phố Vinh, việc tính toán diện tích theo mét vuông (m2) có thể dẫn đến giá thuê cao hơn dự tính, vì chủ toà nhà có thể tính cả không gian không sử dụng được. Thông thường, công ty chỉ có thể sử dụng từ 75% đến 90% diện tích đã thanh toán.

Doanh nghiệp cần kiểm tra xem diện tích văn phòng thuê Vinh có bao gồm các khu vực chung như thang máy, phòng lao công, hành lang, cầu thang hay không. Để bảo vệ quyền lợi của mình, doanh nghiệp nên thuê đội ngũ kiến trúc sư để đo đạc diện tích thực tế và đảm bảo rằng diện tích thuê đáp ứng nhu cầu.

Kiến trúc sư sẽ sử dụng các tiêu chuẩn chung để so sánh các không gian văn phòng Vinh với nhau. Nhờ đó, dù chủ mặt bằng đưa ra giá bao nhiêu, doanh nghiệp cũng có thể tự tính toán được số tiền phải trả cho mỗi mét vuông, và điều này cung cấp cơ sở tốt hơn cho việc thương lượng.

Các chi phí vận hành

• Phí quản lý

Bao gồm phí quản lý, tư vấn, sửa chữa hoặc thay thế cấu trúc (nếu gây hư hỏng), phí sử dụng thang máy, phí gửi xe và các dịch vụ quản lý khác. Nhiều tòa nhà văn phòng tại Vinh cũng có thể tăng chi phí quản lý đối với khách thuê khi nâng cấp dịch vụ.

• Tiền điện

Chi phí tiền điện thường là một trong những khoản chi phí lớn nhất. Hợp đồng thuê văn phòng khu vực Vinh thường quy định việc thanh toán tiền điện theo một trong ba cách: trực tiếp đo, gián tiếp đo hoặc trọn gói trong tiền thuê. 

Nếu tòa nhà văn phòng cho thuê Thành phố Vinh tính tiền điện theo giá của nhà nước, khách thuê sẽ được hưởng giá ưu đãi. Tuy nhiên, nếu toà nhà tính giá điện riêng, mức giá có thể cao hơn và khách thuê phải trả khoản chênh lệch.

Tiền thuê hàng năm

Người thuê văn phòng ở Vinh phải chịu việc tăng chi phí xây dựng và thuế bất động sản hàng năm. Sau 12 - 24 tháng thuê, toà nhà có thể tăng phần trăm tiền thuê văn phòng. Thông qua việc tham khảo lịch sử cho thuê của tòa nhà hoặc so sánh với các tòa nhà trong khu vực, công ty có thể hiểu rõ cơ chế tăng giá thuê và thương lượng một cách hiệu quả hơn.

Bảo trì và sửa chữa

Thông thường, chủ mặt bằng chịu trách nhiệm sửa chữa cấu trúc bên ngoài và các khu vực chung của tòa nhà văn phòng Thành phố Vinh. Công ty thuê chỉ chịu trách nhiệm bảo trì và sửa chữa những gì nằm trong không gian thuê của mình. Nếu công ty gây hư hỏng cho trang thiết bị như đèn, tường, trần, sàn... trong không gian thuê, có hai lựa chọn: thanh toán chi phí sửa chữa cho chủ mặt bằng hoặc tự thực hiện sửa chữa theo yêu cầu của chủ mặt bằng.

Vì vậy, khi thương lượng hợp đồng thuê văn phòng tại Vinh, hãy đảm bảo có quyền thực hiện các thay đổi và cải tiến trong không gian thuê mà không cần sự cho phép của chủ mặt bằng. Miễn là những thay đổi này không ảnh hưởng đến cấu trúc hoặc hệ thống cung cấp điện và các tiện ích khác cho người thuê khác trong tòa nhà.

Chuyển nhượng văn phòng

Chuyển nhượng văn phòng là việc chuyển giao tất cả quyền và lợi ích mà người thuê có theo hợp đồng thuê cho bên thứ ba. Trong trường hợp chuyển nhượng thường xuyên diễn ra trong khoảng thời gian ngắn hơn hợp đồng thuê, người thuê có thể chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ diện tích thuê của văn phòng tại Thành phố Vinh.

Nếu hợp đồng thuê không đề cập đến việc cho thuê lại hoặc chuyển nhượng, hãy làm rõ điều này và nếu được phép, công ty có thể tận dụng hưởng lợi từ chênh lệch giá thuê.

Gia hạn thuê văn phòng

Nhiều hợp đồng thuê văn phòng khu vực Vinh không yêu cầu chủ mặt bằng cam kết giữ giá thuê trong thời gian gia hạn hợp đồng trước khi bắt đầu thời hạn thuê tiếp theo. Để tránh những thỏa thuận không rõ ràng và những chi phí phát sinh, công ty cần đảm bảo rằng chủ mặt bằng xác định một mức giá cụ thể trong thời gian gia hạn, để công ty có thể ước tính và chuẩn bị cho kế hoạch tài chính của mình.

Quy trình tìm thuê văn phòng tại Thành phố Vinh

Xác định nhu cầu thuê văn phòng

Để xác định nhu cầu thuê văn phòng tại Vinh, bạn cần xem xét các yếu tố sau đây:

• Giá thuê: Xác định ngân sách dự kiến cho việc thuê văn phòng, bao gồm cả phí quản lý và các chi phí đi kèm như giữ xe, điện nước và phí làm việc ngoài giờ.

• Lĩnh vực hoạt động: Đánh giá mức độ quan trọng của việc tiếp khách trong hoạt động kinh doanh của bạn. Nếu không quan trọng, bạn có thể lựa chọn vị trí văn phòng Thành phố Vinh không cần nằm trên trục đường chính để tiết kiệm chi phí.

• Khu vực thuê: Xác định khu vực mong muốn thuê văn phòng tại Thành phố Vinh, dựa trên chiến lược kinh doanh và vốn của doanh nghiệp.

• Mốc thời gian thuê: Xác định thời điểm nhận mặt bằng, thời gian dự kiến làm nội thất, thời điểm nhập trạch và thời điểm bắt đầu hoạt động tại địa điểm mới.

• Diện tích thuê văn phòng Vinh: Xác định số lượng nhân sự hiện tại và kế hoạch mở rộng trong tương lai, cũng như nhu cầu về phòng họp và các văn phòng lãnh đạo.

• Thời gian làm việc: Xác định thời gian làm việc hàng ngày, có cần làm việc ngoài giờ, làm việc vào ngày nghỉ và ngày lễ hay không.

• Bãi đỗ xe: Đảm bảo văn phòng Thành phố Vinh có đủ chỗ đỗ xe cho ô tô và xe máy, không phải gửi bãi ngoài.

• Đặc điểm văn phòng: Xem xét các yếu tố liên quan như giao thông, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống viễn thông và hệ thống điều hòa không khí, thang máy,...

Ngoài ra, khi tìm thuê văn phòng ở Vinh, bạn cũng cần quan tâm đến các tiện ích xung quanh và thương hiệu của tòa nhà.

Sàng lọc thông tin

Sau khi thu thập thông tin, bạn nên tiến hành sàng lọc và so sánh các thông tin về văn phòng cho thuê tại Vinh như: cập nhật diện tích trống, giá cả và các thông tin khác từ chủ sở hữu. Tổng hợp và gửi bảng đề xuất các phương án phù hợp.

Khảo sát và lựa chọn

Tiếp theo, thực hiện khảo sát và đánh giá các tòa nhà văn phòng tại Vinh. Sau đó, đặt lịch xem văn phòng, gặp gỡ người có thẩm quyền để làm việc và đưa ra đánh giá về ưu nhược điểm của từng tòa nhà, giúp bạn lựa chọn được văn phòng phù hợp nhất.