Hiểu như thế nào về văn phòng cho thuê?
Văn phòng cho thuê là một loại hình bất động sản dùng để cho thuê làm văn phòng làm việc và thường tọa lạc trong các tòa nhà cao ốc hoặc tòa nhà văn phòng. Các tòa nhà này thường được xây dựng bởi các tập đoàn địa ốc tư nhân hoặc doanh nghiệp nhà nước.
Trong mỗi tòa nhà văn phòng sẽ có nhiều doanh nghiệp/công ty khác nhau thuê và sử dụng không gian. Diện tích của các văn phòng cho thuê rất đa dạng, từ những căn có diện tích nhỏ như 20m2 cho đến những khu vực rộng lớn với hàng ngàn mét vuông.
Các loại hình văn phòng Phường 4 cho thuê phổ biến nhất hiện nay
Căn hộ văn phòng
Officetel là một loại hình văn phòng đa năng, mới xuất hiện ở Phường 4 trong những năm gần đây. Tên gọi này là sự kết hợp của Office (văn phòng) và Hotel (khách sạn), thể hiện công năng vừa làm việc vừa ở của loại hình này.
Officetel Phường 4 thường có diện tích từ 30m2 đến 50m2 trở lên, phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc các công ty nước ngoài muốn đặt trụ sở và văn phòng đại diện tại Việt Nam
Cao ốc văn phòng
Đây là loại hình văn phòng cho thuê tại Phường 4 có quy mô lớn, nằm trong các cao ốc hay building có diện tích từ 1000m2 trở lên. Cao ốc văn phòng được chia thành các hạng khác nhau như sau :
Đây là những tòa nhà cao cấp, sang trọng, nằm ở những vị trí đắt đỏ hoặc “vị trí đắc địa” tại trung tâm Phường 4 hoặc trên những con đường lớn, dễ dàng di chuyển đến những khu vực lân cận.
Những tòa nhà văn phòng hạng A này được trang bị đầy đủ và tiện nghi, đạt chuẩn quốc tế, được thiết kế bởi các chuyên gia và nhà thầu uy tín, có chủ đầu tư và đơn vị quản lý chuyên nghiệp. Hiện nay nguồn cung của loại hình này rất ít và giá cho thuê có thể lên tới 80 USD/m2.
Dù không nằm ở các vị trí đắc địa như cao ốc hạng A, nhưng các tòa nhà văn phòng hạng B vẫn nằm ở khu vực trung tâm và có mức giá thuê hợp lý hơn. Bên cạnh đó, cao ốc văn phòng hạng B ở Phường 4 được ưa chuộng và có nhiều nguồn cung trên thị trường so với hạng A.
Đây là loại hình văn phòng cho thuê xếp sau hạng A và B, và chỉ xếp trên cao ốc giá rẻ nên tiêu chuẩn và tiêu chí đánh giá thấp hơn. Tuy nhiên, chúng lại thích hợp cho các doanh nghiệp mới thành lập muốn tối ưu chi phí thuê văn phòng. Các tòa nhà hạng C thường nằm xa trung tâm nhưng đa dạng và dễ lựa chọn.
Cao ốc văn phòng giá rẻ là lựa chọn tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp/công ty. Với chi phí thuê thấp nhất so với các tiêu chuẩn văn phòng khác tại Phường 4, loại hình này vẫn đảm bảo một nơi làm việc phù hợp. Đây là tiêu chuẩn được ưa chuộng bởi các doanh nghiệp nhỏ và startup.
Thuê nhà nguyên căn làm văn phòng
Nhiều công ty/doanh nghiệp chọn thuê nhà nguyên căn hoặc nhà phố thương mại Phường 4 làm văn phòng vì nó có nhiều lợi ích.
Những lợi ích này bao gồm:
-
Thuận tiện di chuyển, không chờ đợi thang máy;
-
Diện tích lớn hơn, phù hợp với doanh nghiệp có mật độ nhân sự cao;
-
Phân chia rõ rệt các bộ phận và phòng ban;
-
Giá thuê thấp hơn so với văn phòng cao ốc;
-
Được đăng ký kinh doanh và dựng biển hiệu;
-
Được quyền sửa chữa và thiết kế cải tạo theo nhu cầu;
-
Thời gian hoạt động thoải mái.
Văn phòng chia sẻ - Coworking Space
Coworking Space là một hình thức văn phòng cho thuê ở Phường 4 mới rộ lên trong những năm gần đây. Đây là một không gian chung cho nhiều người đến từ nhiều doanh nghiệp khác nhau.
Coworking Space thường được trang bị các tiện ích dùng chung như máy in, máy fax, và có thể miễn phí hoặc tính phí tùy thuộc vào gói thuê của doanh nghiệp. Mô hình này rất thích hợp với các công ty mới hoặc những công ty có ít nhân sự.
Văn phòng ảo
Văn phòng ảo (Virtual Office) là một hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà toàn bộ thông tin giao dịch và dữ liệu sẽ chuyển về trụ sở chính. Người thuê có thể sử dụng các tiện ích như địa chỉ đăng ký kinh doanh, lễ tân, số fax, email, điện thoại và phòng tiếp khách.
Loại hình văn phòng Phường 4 cho thuê này thích hợp cho các doanh nghiệp mới thành lập và có ít chi phí thuê văn phòng. Văn phòng ảo thường được tích hợp trong các toà nhà hoặc cao ốc văn phòng và có đội ngũ quản lý giải quyết các vấn đề phát sinh.
Quy định về cho thuê văn phòng Phường 4 hiện nay
Quy định hợp đồng thuê văn phòng
Cả bên cho thuê và bên thuê văn phòng tại Phường 4 đều cần nắm rõ các quy định về hợp đồng thuê văn phòng. Hợp đồng này là tài liệu quan trọng để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên. Nó cần thể hiện đầy đủ các điều khoản và điều kiện của thỏa thuận thuê văn phòng, bao gồm thời hạn thuê, giá thuê, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, quyền sử dụng và bảo vệ tài sản, các điều kiện khi kết thúc hợp đồng, v.v.
Hợp đồng thuê văn phòng Phường 4 cần được lập ra theo đúng quy định của pháp luật và bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên. Trong trường hợp có tranh chấp, hợp đồng sẽ được sử dụng làm căn cứ pháp lý để giải quyết. Do đó, cần thận trọng khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng.
Quy định PCCC văn phòng cho thuê
Văn phòng cho thuê ở Phường 4, Quận 6 phải đảm bảo tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy theo quy định của pháp luật. Điều này bao gồm việc trang bị hệ thống báo cháy tự động, bình chữa cháy đầy đủ và lối thoát hiểm. Các hệ thống PCCC cần được kiểm tra và bảo trì định kỳ để đảm bảo hiệu quả và an toàn.
Khi chọn văn phòng cho thuê, khách hàng cần kiểm tra kỹ các tiêu chuẩn PCCC để đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp.
Điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng
Theo Nghị định số 181/2004/NĐ-CP về thi hành Luật Đất đai, hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất phải được công chứng và có hiệu lực kể từ thời điểm đăng ký tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất.
Bên cho thuê cần nộp hồ sơ gồm hợp đồng thuê quyền sử dụng đất đã công chứng và giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm thực hiện thủ tục đăng ký trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới nếu cần.
Theo Luật Nhà ở 2014, việc sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở bị nghiêm cấm. Điều này bao gồm cả việc sử dụng căn hộ chung cư làm văn phòng kinh doanh.
Ngoài ra, theo Nghị định 99/2015/NĐ-CP, các tổ chức, hộ gia đình và cá nhân đã kinh doanh ở chung cư mục đích để ở trước ngày Luật Nhà ở có hiệu lực thi hành phải chuyển hoạt động kinh doanh sang địa điểm khác không phải căn hộ chung cư trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành. Sau ngày 10-6-2016, mọi hoạt động kinh doanh tại căn hộ chung cư được coi là trái quy định pháp luật.
Thủ tục cho thuê nhà làm văn phòng
Có một số thủ tục pháp lý cần thiết khi cho thuê nhà làm văn phòng tại Phường 4, Quận 6.
Đầu tiên, cần có một hợp đồng thuê văn phòng giữa bên thuê và bên cho thuê. Hợp đồng này không bắt buộc phải công chứng nhưng hai bên nên thống nhất công chứng để đảm bảo quyền lợi và tránh các tranh chấp xảy ra.
Ngoài ra, cần lưu ý đến cách tính giá và diện tích thuê, thời hạn thuê văn phòng, việc tu sửa mặt bằng thuê và các nội dung nên có và không nên có trong hợp đồng.
Trong trường hợp bên thuê là người nộp thuế thay, cần khai báo và nộp thuế đầy đủ, đúng hạn.
7 Lợi ích khi thuê văn phòng tại tòa nhà chuyên nghiệp Phường 4
- Nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp
Đặt trụ sở tại các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp ở Phường 4, đặc biệt là khu văn phòng cao cấp sẽ góp phần nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp. Đây cũng là phương pháp định vị thương hiệu trong mắt đối tác và khách hàng rất hiệu quả.
- Dễ dàng tiếp cận khách hàng và đối tác
Các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp tại Phường 4 thường tọa lạc tại những vị trí đắc địa, khu vực trung tâm, mặt tiền đường lớn, dễ dàng di chuyển và tiếp cận với khách hàng và đối tác. Đây là lợi thế để doanh nghiệp của bạn phát triển lâu dài và bền vững.
- Hạ tầng tiện ích đầy đủ, hiện đại
Các tòa văn phòng cho thuê tại Phường 4 chuyên nghiệp thường trang bị đầy đủ những trang thiết bị đa dạng từ thang máy tốc độ cao, điều hòa tổng, máy phát điện dự phòng, phòng cháy chữa cháy,... tất cả nhằm tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho các công ty tại đây.
Nguồn cung văn phòng cho thuê tại Phường 4, Quận 6 rất phong phú nên khách thuê có đa dạng lựa chọn với mức giá thuê linh hoạt từ thấp đến cao, tùy theo dạng văn phòng, vị trí và tiện nghi.
Các tòa nhà văn phòng khu vực Phường 4 thường có diện tích sàn rộng, có thể chia thành các diện tích khác nhau phù hợp với nhiều nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp.
- Nâng cao hiệu quả công việc
Một văn phòng Phường 4 đẹp hiện đại, tiện nghi sẽ giúp nâng cao tinh thần và hứng thú làm việc của nhân viên, góp phần tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn. Từ đó nâng cao hiệu suất làm việc của toàn bộ doanh nghiệp.
Các tòa văn phòng tại Phường 4, Quận 6 thường có hệ thống an ninh rất nghiêm ngặt, trang bị camera 24/7, lực lượng bảo vệ chuyên nghiệp, đảm bảo an ninh trật tự tốt.
9 Loại chi phí khi thuê văn phòng Phường 4 mà bạn cần biết
Nhóm chi phí cố định
Tiền thuê văn phòng ở Phường 4, còn được gọi là giá thuê văn phòng, được tính theo mét vuông và thanh toán theo quý hoặc năm tùy thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng giữa hai bên.
Phí dịch vụ là khoản chi phí mà khách thuê trả cho các dịch vụ và tiện ích do tòa nhà cung cấp. Các dịch vụ và tiện ích này có thể bao gồm lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực nhà vệ sinh, chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, vận hành thang máy, diệt côn trùng và chăm sóc cây xanh.
Tuy nhiên, phí dịch vụ khi thuê văn phòng tại Phường 4, Quận 6 thông thường không bao gồm tiền điện trong diện tích thuê và tiền đỗ xe ô tô hoặc xe máy.
Theo Luật Thuế GTGT hiện hành tại Việt Nam, thuế suất cho thuê văn phòng là 10%. Tuy nhiên, có một số trường hợp được miễn hoặc giảm thuế sẽ được quy định cụ thể theo từng trường hợp và theo quy định của pháp luật
Nhóm chi phí biến đổi theo thực tế
Tiền điện thường được bao gồm trong phí dịch vụ đối với các tòa nhà hạng A và hạng B. Tuy nhiên, đối với các tòa nhà hạng C, tiền điện sẽ được tính riêng, không nằm trong phí dịch vụ. Theo thống kê thực tế, nếu bạn phải trả tiền điện, chi phí bình quân là từ 1 đến 1.5 USD/m2/tháng tùy thuộc vào thời gian sử dụng và giá điện theo quy định.
Tùy thuộc vào diện tích thuê, một số tòa nhà có thể cung cấp chỗ đỗ xe miễn phí. Tuy nhiên, không phải tất cả các tòa nhà đều có chính sách ưu đãi này. Do đó, việc đàm phán về phí đỗ xe khi ký hợp đồng thuê văn phòng Phường 4 là cần thiết.
Nhóm chi phí bất thường
Phí làm ngoài giờ: Khoản chi phí này bao gồm các chi phí phát sinh mà chủ tòa nhà phải trả, bao gồm tiền điện cho thang máy và khu vực công cộng, tiền nước cho nhà vệ sinh, tiền lương ngoài giờ cho nhân viên vận hành và đặc biệt là tiền điện cho hệ thống điều hòa trung tâm.
Tùy vào tòa nhà, khi làm việc ngoài giờ mà không sử dụng điều hòa trung tâm, có thể có hoặc không có phí thu.
Có ba cách để tính phí làm ngoài giờ.
-
Cách thứ nhất là tính theo văn phòng, ví dụ 300.000 đồng/văn phòng/giờ.
-
Cách thứ hai là tính theo diện tích thuê, ví dụ 0,02 USD/m2/giờ * Diện tích thuê.
-
Cách thứ ba là tính theo thiết bị, ví dụ 10 USD/tổ máy/giờ. Một tổ máy (FCU - Fan Coil Unit) thường làm mát cho diện tích từ 40 đến 70 m2 tùy loại thiết bị.
Đối với những doanh nghiệp thường xuyên làm ngoài giờ, có thể đàm phán một gói chi phí hợp lý hoặc lắp thêm điều hòa cục bộ (nếu điều kiện kỹ thuật cho phép) để giảm chi phí làm ngoài giờ.
Nhóm chi phí trả 1 lần
- Phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất
Trong thời gian thi công nội thất văn phòng cho thuê Phường 4 các chủ tòa nhà sẽ không thu tiền thuê của khách hàng, nhưng vẫn thu tiền dịch vụ : Tiền dịch vụ cho các tòa nhà hạng A, B thường ở mức 3 – 7 USD/m2/tháng; Tiền dịch vụ cho các tòa nhà hạng C thường ở mức xấp xỉ 1 USD/2m/tháng, một số tòa nhà chỉ thu tiền điện theo lượng tiêu thụ thực tế trên đồng hồ.
- Chi phí hoàn trả mặt bằng
Khi kết thúc hợp đồng thuê văn phòng Phường 4, người thuê phải trả lại mặt bằng cho chủ tòa nhà theo tình trạng ban đầu, trừ các hao mòn hợp lý. Chi phí phá dỡ, dọn dẹp các vách ngăn và trang trí nội thất cũng sẽ do người thuê chịu.
Các điều lưu ý về chi phí khác
Xác định diện tích phải trả tiền
Chỉ những diện tích thực tế sử dụng được tính tiền thuê trong các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C.
Có 3 cách đo diện tích: đo thông thủy, đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng, và đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.
Thông thường diện tích cột được cộng vào diện tích thuê. Tuy nhiên, một số tòa nhà có thể khấu trừ một phần hoặc toàn bộ diện tích cột nếu diện tích cột quá lớn.
Ảnh hưởng của việc điều chỉnh tỷ giá đến số tiền thuê tại mỗi kỳ thanh toán
Đa số các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C tại Phường 4 đều chào giá bằng USD. Tuy nhiên, theo quy định của Ngân hàng Nhà nước, giá thuê và phí dịch vụ phải được quy đổi sang VNĐ để ký hợp đồng. Một số tòa nhà có điều khoản điều chỉnh giá thuê và phí dịch vụ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán mỗi 3 tháng.
Trong khi đó, một số tòa nhà khác lại cố định giá thuê bằng VNĐ trong suốt thời hạn hợp đồng. Trong 10 năm trở lại đây, tỷ giá USD/VND có lúc tăng cao lúc thấp nhưng bình quân là 4% mỗi năm.
Điều chỉnh đơn giá thuê
Đối với hợp đồng thuê văn phòng Phường 4, Quận 6, chủ tòa nhà thường có quy định về việc điều chỉnh giá thuê sau 2 năm, tùy thuộc vào biến động của thị trường. Tuy nhiên, trên thực tế quy định này ít khi được thực hiện. Chủ tòa nhà khó tăng giá với khách hàng vì sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ khách thuê trong tòa nhà. Ngược lại, khách hàng cũng khó chứng minh mặt bằng giá thị trường giảm để yêu cầu giảm giá.
Những lưu ý khi thuê văn phòng khu vực Phường 4, Quận 6
Lên ngân sách và xác định khoảng thời gian thuê văn phòng
Đây là một yếu tố quan trọng mà các công ty cần chú ý ngay từ đầu. Nó có vai trò quyết định trong việc lựa chọn thuê văn phòng Phường 4 .Tùy thuộc vào ngân sách, kế hoạch và thời hạn thuê, bạn có thể lựa chọn giữa văn phòng cao cấp trong tòa nhà cao tầng hoặc văn phòng nhà phố. Do đó, chi phí thuê văn phòng sẽ ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty.
Ngân sách cần được xác định rõ ràng và chắc chắn ngay từ đầu. Nếu công ty có ý định thuê lâu dài, chi phí và giá thuê văn phòng sẽ được ưu đãi nhiều hơn.
Xác định rõ ràng địa điểm thuê văn phòng
Vị trí đặt văn phòng lý tưởng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như ngành nghề kinh doanh của công ty, chiến lược quảng bá hình ảnh và phong thủy.
-
Đối với ngành nghề kinh doanh, vị trí có thể là trung tâm Phường 4 hoặc nơi yên tĩnh, ít dân cư tùy thuộc vào kế hoạch phát triển của công ty. Vị trí thuận lợi cho giao thông cũng ảnh hưởng đến quyết định chọn thuê.
-
Đối với chiến lược quảng bá hình ảnh, nếu công ty có quy mô lớn và cần đánh bóng thương hiệu, việc thuê văn phòng Phường 4 tại những khu vực trung tâm sẽ giúp quảng bá tên tuổi và thu hút nhân viên chất lượng. Tuy nhiên, chi phí đi kèm thường cao.
-
Đối với phong thủy, cần đảm bảo đường xá thông thoáng và không khí lưu thông tốt để mang lại may mắn và tài lộc cho công ty.
Diện tích văn phòng cần thuê
Diện tích văn phòng được xác định dựa trên số lượng nhân viên và kế hoạch chiến lược phát triển của công ty. Diện tích trung bình cho mỗi nhân viên là khoảng 5m2/người, bao gồm cả diện tích cho các bộ phận công cộng, kỹ thuật và phục vụ. Kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty cũng phụ thuộc vào diện tích văn phòng. Do đó, bạn nên quan tâm đến điều này trước khi thuê và thương lượng với chủ đầu tư để giảm thiểu chi phí phát sinh khi mở rộng quy mô.
Lưu ý rằng khi thuê văn phòng Phường 4, bạn có thể phải chi trả cả diện tích văn phòng sở hữu và diện tích sử dụng chung như hành lang, lối đi và khu vệ sinh. Sự chênh lệch giữa việc chi trả hai loại diện tích này có thể lên đến hơn 20% tổng tiền thuê. Vì vậy, bạn nên tính toán diện tích thật hợp lý và thương thảo kỹ lưỡng để tránh mâu thuẫn trong hợp đồng sau này.
Công ty nội thất để thiết kế và tham vấn cho nội thất văn phòng
Nếu bạn có công ty nội thất để thiết kế nội thất văn phòng, bạn có thể tham khảo ý kiến của các kiến trúc sư để đảm bảo diện tích và cách bố trí nội thất phù hợp với mục tiêu sử dụng và làm việc của văn phòng.
Với diện tích văn phòng mới, có nhiều yếu tố liên quan như tường, cột và các vách kính lấy sáng. Những gợi ý này có thể phù hợp hoặc không phù hợp với công ty bạn. Việc có ý kiến chuyên gia sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro không mong muốn.
Thời gian làm việc tại văn phòng
Chủ đầu tư có những quy định riêng về thời gian làm việc cho các khối văn phòng. Tùy theo thời gian làm việc được phân bổ là 24/24h hay 10 tiếng/ngày, bạn cần thương lượng kỹ trong hợp đồng thuê văn phòng Phường 4, Quận 6. Nếu công ty bạn cần làm thêm giờ thường xuyên, bạn nên dự tính trước và thương lượng các chi phí ngoài giờ với chủ tòa nhà để tránh phát sinh.
Cơ sở hạ tầng, dịch vụ, chi phí cộng thêm
Trước khi thuê văn phòng tại Phường 4, bạn nên yêu cầu cung cấp đầy đủ các dịch vụ cộng thêm và cơ sở hạ tầng. Đây là yếu tố quan trọng giúp hoạt động của công ty diễn ra thuận lợi.
Phí Quản lý (Phí dịch vụ)
Nếu bạn thuê văn phòng Phường 4 trong tòa nhà văn phòng, bạn sẽ phải trả một khoản phí quản lý cho mỗi mét vuông văn phòng. Phí này bao gồm chi phí cho bộ phận bảo vệ, bảo trì, tiếp tân và các chi phí khác như điện, nước và chiếu sáng khu vực chung.
Chỗ để xe – Giá cả & số lượng
Một số tòa nhà văn phòng có chính sách miễn phí cho một số lượng chỗ đậu xe nhất định cho mỗi công ty. Tuy nhiên, nhu cầu của công ty thường vượt quá số chỗ quy định. Do đó, trước khi thuê văn phòng ở Phường 4 và ký kết hợp đồng, bạn nên nhận được tư vấn trực tiếp từ chủ đầu tư về chỗ để xe và chi phí.
Nếu không đáp ứng được nhu cầu của công ty, chủ đầu tư có thể giới thiệu cho bạn một chỗ đậu xe hợp lý gần văn phòng và phù hợp với các loại phương tiện khác nhau với chi phí vừa phải.
Thời gian sửa chữa và Decor lại văn phòng
Tùy thuộc vào mục đích kinh doanh và văn hóa doanh nghiệp, trước khi chuyển văn phòng, công ty bạn có thể bỏ ra thời gian để sửa chữa và trang trí lại văn phòng. Việc này có thể mất từ 1 đến 2 tháng. Do đó, bạn nên thương lượng với chủ đầu tư để được miễn phí khoảng thời gian sửa chữa hoặc hỗ trợ một phần kinh phí cho việc sửa chữa và bố trí lại văn phòng. Chiến lược dịch vụ khách hàng là tiêu chí hàng đầu của các chủ đầu tư nên bạn không nên ngần ngại thương lượng để đạt được vị trí văn phòng ở Phường 4 tốt nhất cho công ty với chi phí phải chăng.