Khái niệm văn phòng cho thuê - Tòa nhà văn phòng là gì?
Văn phòng cho thuê là gì?
Văn phòng cho thuê là một loại hình bất động sản cho thuê để làm văn phòng và thường nằm trong các cao ốc hoặc tòa nhà văn phòng.
Các tòa nhà này được xây dựng bởi các chủ đầu tư là tập đoàn địa ốc tư nhân hoặc doanh nghiệp nhà nước và được sử dụng để cho các công ty/doanh nghiệp thuê làm văn phòng làm việc, văn phòng đại diện hoặc đặt trụ sở kinh doanh.
Trong một tòa nhà văn phòng có thể có nhiều doanh nghiệp khác nhau thuê với diện tích đa dạng, từ 20m2 cho đến hàng ngàn mét vuông.
Tòa nhà văn phòng là gì?
Tòa nhà văn phòng là các tòa nhà được xây dựng với mục đích cho thuê làm văn phòng và có thiết kế và trang bị theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau. Ví dụ, văn phòng hạng A và hạng B sẽ có nhiều tiện ích, vị trí tốt hoặc thiết kế đẹp mắt hơn so với văn phòng hạng C và văn phòng giá rẻ.
Mỗi tòa nhà văn phòng sẽ có số lượng văn phòng cho thuê khác nhau và được phân chia sao cho phù hợp với quy mô của từng doanh nghiệp.
Những loại hình văn phòng cho thuê phổ biến hiện nay ở Cộng Hòa
Cao ốc văn phòng
Cao ốc văn phòng Đường Cộng Hòa là hình thức cho thuê văn phòng có quy mô lớn từ 1000m2 trở lên. Cao ốc văn phòng được phân loại thành 4 hạng A, B, C và giá rẻ.
Cao ốc văn phòng hạng A Cộng Hòa hay còn được gọi là văn phòng hạng sang, thường được xây dựng ở các vị trí đắc địa, mặt tiền "khu đất vàng" của khu vực. Văn phòng hạng A được trang bị đầy đủ tiện nghi theo tiêu chuẩn quốc tế, thiết kế bởi đội ngũ nhà thầu chất lượng, chủ đầu tư đảm bảo chất lượng và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, giá thuê cao ốc văn phòng hạng A cũng rất cao, có thể lên đến 80 USD/m2.
Tòa nhà văn phòng cho thuê Đường Cộng Hòa hạng B vẫn có thể nằm ở các vị trí trung tâm hoặc gần trung tâm, nhưng với mức giá thuê hợp lý hơn. Đây là lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp trong những năm gần đây.
Cao ốc văn phòng hạng C hoặc tòa nhà văn phòng giá rẻ tại Cộng Hòa thường được xây dựng ở các khu vực xa trung tâm. Hình thức thuê văn phòng giá rẻ này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn có không gian làm việc phù hợp. Đây cũng là loại hình văn phòng được ưa chuộng bởi các startup và doanh nghiệp nhỏ.
Căn hộ văn phòng
Căn hộ văn phòng là hình thức văn phòng cho thuê mới xuất hiện tại Việt Nam trong vài năm gần đây. Đây là lựa chọn phù hợp cho các công ty nhỏ có số lượng nhân viên giới hạn từ 4-10 người.
Ưu điểm chính của căn hộ văn phòng Đường Cộng Hòa là nằm trong các tổ hợp dự án chung cư được quy hoạch tốt, có đầy đủ các tiện ích nội khu và ngoại khu, hạ tầng đồng bộ và cư dân văn minh. Căn hộ văn phòng cũng có giá thành thấp hơn so với tòa nhà văn phòng, và thường có lối vào và sảnh thang máy riêng biệt.
Thuê nhà nguyên căn làm văn phòng
Hình thức thuê nhà nguyên căn tại Cộng Hòa làm văn phòng phù hợp cho những doanh nghiệp muốn thuê mặt bằng văn phòng tại các con đường nội bộ yên tĩnh, trong hẻm xe hơi ra vào dễ dàng. Thuê nhà nguyên căn làm văn phòng mang lại sự thuận tiện trong di chuyển, không cần chờ đợi thang máy và có diện tích lớn hơn so với văn phòng trong cao ốc, phù hợp với doanh nghiệp có số lượng nhân sự nhiều.
Văn phòng chia sẻ - Coworking Space
Văn phòng chia sẻ Đường Cộng Hòa là hình thức tạo ra không gian làm việc chung dành cho mọi người, bao gồm nhiều công ty khác nhau. Thường có các tiện ích dùng chung như máy fax, máy in, lễ tân, wifi,... Có thể tính phí hoặc miễn phí tùy thuộc vào gói thuê. Văn phòng chia sẻ thích hợp cho các công ty mới thành lập hoặc cá nhân khởi nghiệp với số lượng nhân viên từ 1-3 người.
Văn phòng ảo
Văn phòng ảo Đường Cộng Hòa là hình thức cho thuê văn phòng đại diện, trong đó thông tin giao dịch sẽ chuyển về trụ sở chính. Văn phòng ảo cho phép người sử dụng sở hữu các tiện ích như một văn phòng thực tế, bao gồm lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, điện thoại, số fax, phòng tiếp khách,... Hình thức này phù hợp cho các doanh nghiệp mới thành lập có ngân sách hạn chế trong việc thuê văn phòng.
Quy định về cho thuê văn phòng Cộng Hòa hiện nay
Quy định hợp đồng thuê văn phòng
Cả bên cho thuê và bên thuê văn phòng tại Cộng Hòa đều cần nắm rõ các quy định về hợp đồng thuê văn phòng. Hợp đồng này là tài liệu quan trọng để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên. Nó cần thể hiện đầy đủ các điều khoản và điều kiện của thỏa thuận thuê văn phòng, bao gồm thời hạn thuê, giá thuê, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, quyền sử dụng và bảo vệ tài sản, các điều kiện khi kết thúc hợp đồng, v.v.
Hợp đồng thuê văn phòng Cộng Hòa cần được lập ra theo đúng quy định của pháp luật và bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên. Trong trường hợp có tranh chấp, hợp đồng sẽ được sử dụng làm căn cứ pháp lý để giải quyết. Do đó, cần thận trọng khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng.
Quy định PCCC văn phòng cho thuê
Văn phòng cho thuê ở Đường Cộng Hòa, Tân Bình phải đảm bảo tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy theo quy định của pháp luật. Điều này bao gồm việc trang bị hệ thống báo cháy tự động, bình chữa cháy đầy đủ và lối thoát hiểm. Các hệ thống PCCC cần được kiểm tra và bảo trì định kỳ để đảm bảo hiệu quả và an toàn.
Khi chọn văn phòng cho thuê, khách hàng cần kiểm tra kỹ các tiêu chuẩn PCCC để đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp.
Điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng
Theo Nghị định số 181/2004/NĐ-CP về thi hành Luật Đất đai, hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất phải được công chứng và có hiệu lực kể từ thời điểm đăng ký tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất.
Bên cho thuê cần nộp hồ sơ gồm hợp đồng thuê quyền sử dụng đất đã công chứng và giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm thực hiện thủ tục đăng ký trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mới nếu cần.
Theo Luật Nhà ở 2014, việc sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở bị nghiêm cấm. Điều này bao gồm cả việc sử dụng căn hộ chung cư làm văn phòng kinh doanh.
Ngoài ra, theo Nghị định 99/2015/NĐ-CP, các tổ chức, hộ gia đình và cá nhân đã kinh doanh ở chung cư mục đích để ở trước ngày Luật Nhà ở có hiệu lực thi hành phải chuyển hoạt động kinh doanh sang địa điểm khác không phải căn hộ chung cư trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành. Sau ngày 10-6-2016, mọi hoạt động kinh doanh tại căn hộ chung cư được coi là trái quy định pháp luật.
Thủ tục cho thuê nhà làm văn phòng
Có một số thủ tục pháp lý cần thiết khi cho thuê nhà làm văn phòng tại Cộng Hòa, Quận Tân Bình.
Đầu tiên, cần có một hợp đồng thuê văn phòng giữa bên thuê và bên cho thuê. Hợp đồng này không bắt buộc phải công chứng nhưng hai bên nên thống nhất công chứng để đảm bảo quyền lợi và tránh các tranh chấp xảy ra.
Ngoài ra, cần lưu ý đến cách tính giá và diện tích thuê, thời hạn thuê văn phòng, việc tu sửa mặt bằng thuê và các nội dung nên có và không nên có trong hợp đồng.
Trong trường hợp bên thuê là người nộp thuế thay, cần khai báo và nộp thuế đầy đủ, đúng hạn.
7 Lợi ích khi thuê văn phòng tại tòa nhà chuyên nghiệp Đường Cộng Hòa
- Nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp
Đặt trụ sở tại các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp ở Cộng Hòa, đặc biệt là khu văn phòng cao cấp sẽ góp phần nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp. Đây cũng là phương pháp định vị thương hiệu trong mắt đối tác và khách hàng rất hiệu quả.
- Dễ dàng tiếp cận khách hàng và đối tác
Các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp tại Cộng Hòa thường tọa lạc tại những vị trí đắc địa, khu vực trung tâm, mặt tiền đường lớn, dễ dàng di chuyển và tiếp cận với khách hàng và đối tác. Đây là lợi thế để doanh nghiệp của bạn phát triển lâu dài và bền vững.
- Hạ tầng tiện ích đầy đủ, hiện đại
Các tòa văn phòng cho thuê tại Cộng Hòa chuyên nghiệp thường trang bị đầy đủ những trang thiết bị đa dạng từ thang máy tốc độ cao, điều hòa tổng, máy phát điện dự phòng, phòng cháy chữa cháy,... tất cả nhằm tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho các công ty tại đây.
Nguồn cung văn phòng cho thuê tại Đường Cộng Hòa, Tân Bình rất phong phú nên khách thuê có đa dạng lựa chọn với mức giá thuê linh hoạt từ thấp đến cao, tùy theo dạng văn phòng, vị trí và tiện nghi.
Các tòa nhà văn phòng khu vực Cộng Hòa thường có diện tích sàn rộng, có thể chia thành các diện tích khác nhau phù hợp với nhiều nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp.
- Nâng cao hiệu quả công việc
Một văn phòng Cộng Hòa đẹp hiện đại, tiện nghi sẽ giúp nâng cao tinh thần và hứng thú làm việc của nhân viên, góp phần tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn. Từ đó nâng cao hiệu suất làm việc của toàn bộ doanh nghiệp.
Các tòa văn phòng tại Cộng Hòa, Quận Tân Bình thường có hệ thống an ninh rất nghiêm ngặt, trang bị camera 24/7, lực lượng bảo vệ chuyên nghiệp, đảm bảo an ninh trật tự tốt.
Những chi phí khi thuê văn phòng Đường Cộng Hòa, Tân Bình
Trong các loại chi phí thuê văn phòng Đường Cộng Hòa, có 5 nhóm chính được phân loại và sắp xếp như sau : nhóm chi phí không đổi, chi phí theo thực tế sử dụng, chi phí do có sự cố, chi phí trả một lần duy nhất trong quá trình thuê.
Chi phí cố định khi thuê văn phòng
- Tiền thuê văn phòng
Đây là khoản tiền thuê mặt bằng văn phòng tại Cộng Hòa được tính theo đơn vị m2. Khoản tiền này được thanh toán theo quý hoặc năm tùy thuộc vào từng tòa nhà và hợp đồng đàm phán giữa khách thuê và ban quản lý tòa nhà.
- Phí dịch vụ
Phí dịch vụ là khoản chi phí phải trả cho các dịch vụ và tiện ích tại tòa nhà. Các tòa nhà thường quy định phí dịch vụ bao gồm: Lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực WC, đèn chiếu sáng và điều hòa tại khu vực công cộng, vận hành thang máy, chi phí diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh… Tuy nhiên, phí dịch vụ không bao gồm những chi phí bất biến như tiền điện sử dụng và phí gửi ô tô, xe máy.
- Thuế VAT
Đương nhiên, mỗi hợp đồng thuê văn phòng Cộng Hòa đều phải đóng thuế VAT và đây cũng được xem là một chi phí cố định khi thuê văn phòng.
Nhóm chi phí theo thực tế sử dụng
- Tiền điện điều hòa
Chi phí điện điều hòa được tính theo thực tế sử dụng và quy định trong hợp đồng. Tuy nhiên, một số tòa văn phòng hạng A, B ở Cộng Hòa đã bao gồm tiền điện điều hòa trong chi phí dịch vụ, trong khi một số tòa văn phòng hạng C thì không. Do đó, bạn cần lưu ý kỹ trước khi thuê văn phòng Đường Cộng Hòa để tránh những chi phí phát sinh ngoài ngân sách thuê.
- Tiền điện tiêu thụ tại khu vực thuê văn phòng
Điện năng tiêu thụ tại khu vực thuê văn phòng ở Cộng Hòa, Tân Bình thường được tính theo đồng hồ riêng và doanh nghiệp phải trả chi phí này theo thực tế sử dụng.
- Chi phí đỗ gửi xe
Mỗi tòa văn phòng cho thuê có quy định tính phí đỗ gửi xe khác nhau. Một số tòa nhà có chính sách ưu đãi miễn phí đỗ xe máy và ô tô tùy theo diện tích thuê, nhưng cũng có tòa thì không. Do đó, bạn nên đàm phán kỹ trước khi thuê văn phòng Đường Cộng Hòa nhé.
Chi phí phát sinh
Là nhóm chi phí có thể phát sinh do nhu cầu trong quá trình thuê văn phòng tại Cộng Hòa như chi phí làm ngoài giờ.
Khách thuê văn phòng cần trả chi phí làm thêm ngoài giờ làm việc chính của tòa nhà để chi trả cho các phát sinh như tiền điện thang máy, tiền điện khu công cộng, tiền nước WC, tiền dịch vụ và tiền điện điều hòa trung tâm.
Mỗi tòa văn phòng có cách tính chi phí ngoài giờ riêng nhưng có 3 phương pháp chính là dựa vào diện tích thuê (m2/h), dựa theo họng điều hòa sử dụng hoặc fix sẵn theo văn phòng.
Tuy nhiên, một số tòa nhà không tính phí làm thêm ngoài giờ hoặc chỉ tính phí khi làm thêm nhiều hoặc sử dụng điều hòa. Do đó, quý khách cần lưu ý và đàm phán gói chi phí hợp lý để tránh tăng tổng chi phí thuê hàng tháng.
Nhóm chi phí trả 1 lần
- Phí trong thời gian thi công nội thất
Thông thường, các tòa nhà sẽ miễn phí tiền thuê trong thời gian thi công nội thất nhất định tùy thuộc vào diện tích (thường là từ 15 – 45 ngày với những văn phòng cho thuê tại Cộng Hòa). Tuy nhiên, khách thuê vẫn phải trả tiền phí dịch vụ và chi phí điện sử dụng trong thời gian lắp đặt nội thất.
- Phí hoàn trả mặt bằng
Hầu hết các hợp đồng thuê văn phòng Cộng Hòa đều quy định khi chấm dứt hợp đồng thì người thuê sẽ phải chi trả chi phí hoàn trả mặt bằng, bao gồm những chi phí phá dỡ, dọn dẹp vách ngăn và hạng mục nội thất.
Một số chi phí thay đổi do quy định hợp đồng
Ngoài những chi phí đã nêu, còn có một vài chi phí khác mà quý khách thuê cần lưu ý bởi chúng có thể thay đổi do quy định trong hợp đồng.
Có nhiều phương pháp tính diện tích trả tiền như diện tích thông thủy, diện tích tim tường hay diện tích theo mép ngoài của tường và vách văn phòng. Một số diện tích “chết” như cột trong văn phòng vẫn được cộng vào diện tích phải trả tiền. Do đó, quý khách cần lưu ý và đàm phán cẩn thận trước khi thuê văn phòng ở Cộng Hòa để tránh phải chi trả cho những chi phí không cần thiết.
Hầu hết các tòa văn phòng khu Cộng Hòa, Quận Tân Bình đều quy định điều chỉnh giá thuê văn phòng theo một thời gian thuê nhất định và giá tăng hay giảm phụ thuộc vào biến động của thị trường.
Hiện nay, hầu hết các tòa nhà văn phòng đều chào giá theo USD và quy đổi sang tiền VNĐ để ký hợp đồng theo quy định của Ngân hàng Nhà nước. Một số tòa văn phòng cho thuê tại Cộng Hòa có quy định điều chỉnh tiền thuê tại mỗi kỳ thanh toán theo tỷ giá thực tế, nhưng cũng có tòa thì không. Do đó, bạn nên đàm phán rõ ràng trước khi ký hợp đồng để dễ kiểm soát chi phí thuê văn phòng.
10 Điều cần biết để đàm phán giá & chi phí thuê văn phòng tại Cộng Hòa, Tân Bình
Quan tâm tới tổng chi phí
Khi tìm văn phòng cho thuê tại Cộng Hòa, điều quan trọng là bạn cần quan tâm đến tổng chi phí phải trả. Giá thuê chỉ là một phần trong tổng số chi phí, do đó không nên chỉ chọn tòa nhà dựa trên việc so sánh giá thuê một cách đơn giản. Dưới đây là 7 loại chi phí cần tổng hợp và so sánh:
-
Giá thuê: Là số tiền phải trả cho việc thuê văn phòng Cộng Hòa.
-
Phí dịch vụ: Bao gồm các khoản phí phục vụ như bảo trì, vệ sinh, quản lý tòa nhà.
-
Tiền điện và điều hòa: Là chi phí tiêu thụ điện và sử dụng hệ thống điều hòa không khí trong văn phòng.
-
Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng Đường Cộng Hòa: Chi phí điện sử dụng trong không gian thuê của bạn, bao gồm đèn chiếu sáng, thiết bị điện tử, máy tính, và các thiết bị khác.
-
Đỗ xe ô tô và xe máy: Nếu công ty có xe ô tô hoặc xe máy, cần tính chi phí đỗ xe tại tòa nhà.
-
Chi phí làm việc ngoài giờ: Nếu công ty thường xuyên làm việc ngoài giờ, cần tính chi phí phát sinh cho việc này.
-
Thuế VAT.
Phương pháp đo diện tích thuê
Thông thường, các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C, việc tính tiền thuê dựa trên diện tích thực tế sử dụng của khách hàng. Có ba phương pháp đo diện tích sau: đo theo diện tích thông thủy trong lòng văn phòng Cộng Hòa, đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng, đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.
Trong đó, phương pháp đo diện tích thông thủy thường nhỏ hơn khoảng 3-5% so với phương pháp đo theo diện tích xây dựng (mép ngoài của tường).
Diện tích không hữu ích
Diện tích không hữu ích trong không gian thuê là những góc chết, không sử dụng được hoặc có hình dạng bất thường (không phải hình vuông hay hình chữ nhật), cột trụ gây mất diện tích. Cần làm rõ các diện tích này và thương lượng trong hợp đồng với chủ tòa nhà văn phòng tại Đường Cộng Hòa, Tân Bình.
Điều chỉnh giá thuê trong dài hạn
Một số tòa nhà văn phòng Đường Cộng Hòa hiện nay có điều khoản điều chỉnh giá hàng năm hoặc sau một thời gian nhất định. Tuy nhiên, khi đã đầu tư nhiều chi phí vào nội thất và di chuyển văn phòng, khách thuê có thể ở trong vị thế yếu hơn khi thương lượng. Do đó, cần chú ý và đàm phán kỹ về việc điều chỉnh giá thuê.
Vấn đề về tỷ giá
Theo quy định của Ngân hàng Nhà nước, các chủ tòa nhà quy đổi tiền thuê và phí dịch vụ từ USD sang VNĐ để ký Hợp đồng. Khách thuê cần lưu ý rằng có tòa nhà thực hiện việc điều chỉnh giá thuê theo biến động tỷ giá USD/VND trong mỗi kỳ thanh toán. Mà trong 10 năm qua, tỷ giá trung bình tăng khoảng 4% mỗi năm, người thuê rất là thiệt.
Vì thế, trước khi thuê văn phòng ở Cộng Hòa, bạn cần làm rõ tỷ giá được sử dụng là của ngân hàng nào. Điều này có liên quan đến tỷ giá mua vào, bán ra hay tỷ giá bình quân.
Chi phí đầu tư hoàn thiện nội thất
Trạng thái hiện tại (trần, sàn, vách, cửa,...) của các văn phòng Đường Cộng Hòa được bàn giao cho khách hàng có thể khác nhau, do đó chi phí hoàn thiện nội thất cũng sẽ khác nhau. Vì vậy, bạn hãy liên hệ với các đơn vị thiết kế nội thất uy tín để nhận tư vấn và báo giá chi tiết.
Phí dịch vụ trong thời gian chờ làm nội thất
Thông thường, các tòa nhà có chính sách miễn phí tiền thuê trong khoảng 15-30 ngày để khách thuê hoàn thiện nội thất, nhưng vẫn thu phí dịch vụ. Một số tòa nhà văn phòng cho thuê Cộng Hòa ưu đãi chỉ thu tiền điện tiêu thụ thực tế theo công tơ.
Đừng đặt cọc nếu bạn chưa đàm phán hợp đồng
Trình tự đàm phán thuê văn phòng tại Cộng Hòa, Tân Bình thông thường bao gồm hai bước:
-
Ký thư mời thuê (Offer To Lease) và đặt cọc tương đương 01 tháng tiền thuê
-
Ký Hợp đồng và chuyển tiền đặt cọc tương đương 02 tháng tiền thuê.
Bạn nên yêu cầu chủ tòa nhà văn phòng ở Cộng Hòa gửi bản dự thảo hợp đồng và thương lượng về các vấn đề chi phí trước tiên.
Làm gì khi không thể đàm phán giá thuê?
Nhiều tòa nhà văn phòng Đường Cộng Hòa khó giảm giá thuê sâu hơn so với mức hiện tại, vì điều này ảnh hưởng đến khung giá áp dụng cho khách hàng hiện đang thuê tại tòa nhà. Thay vì yêu cầu giảm giá thuê, bạn có thể đề xuất các yếu tố khác như:
-
Miễn phí một vài tháng tiền thuê.
-
Miễn phí hoặc giảm phí gửi xe.
-
Tăng thời gian làm việc trong ngày mà không phải trả phí làm ngoài giờ,...
Thông tin hỗ trợ đàm phán
Yêu cầu môi giới của bạn cung cấp các thông tin về văn phòng Cộng Hòa cho thuê như sau:
-
Ưu điểm và nhược điểm của tòa nhà và văn phòng bạn định thuê.
-
Tình trạng trống của tòa nhà bạn định thuê.
-
Thời điểm trống của văn phòng Cộng Hòa bạn định thuê.
-
Có khách hàng chuyển sang tòa nhà khác gần đây không? Nếu có, lý do là gì?
-
Giá thuê của khách hàng trước đó tại tòa nhà văn phòng Cộng Hòa đó.
-
Giá và phí của các tòa nhà khác trong cùng khu vực.
